Bepaal hoe ontvangers je bestanden openen

Bestanden die je bij een e-mailbrief voegt, opent de ontvanger op de pagina van de brief. Voordat je de brief bevestigt, bepaal je hoe ze geopend mogen worden. Daarna zie je op de pagina Bestanden wat er met elk bestand is gebeurd, en kun je de downloadlimiet aanpassen, de link meer tijd geven of het bestand verwijderen.

De instellingen voor delen kiezen

1. 01

   Open de instellingen

   In de editor vat het onderdeel Bijlagen van het bezorgpaneel de instellingen samen in één regel. Druk op Wijzigen aan het eind van die regel. Het venster Instellingen voor bijlagen opent.

2. 02

   Kies bekijken of downloaden

   Kies een van de drie mogelijkheden onder Toegangsopties.

3. 03

   Kies hoe vaak

   Kies een aantal onder Downloadlimiet, of Geen limiet.

4. 04

   Sluit het venster

   Er is geen knop om op te slaan. Je keuzes gelden zodra je ze maakt, en de regel in het bezorgpaneel laat ze zien.

5. 05

   Kies hoe lang

   Stel onder Zo openen ze de brief in het bezorgpaneel Link blijft geldig gedurende in.

Online bekijken of downloaden

Alleen downloaden

De ontvanger kan de bestanden opslaan. Op de pagina wordt niets getoond.

Alleen online bekijken

Bestanden die een browser kan weergeven, worden op de pagina getoond of afgespeeld, zonder downloadknop.

Bekijken en downloaden

De ontvanger kan een bestand op de pagina bekijken en downloaden. Hiermee begint een nieuwe brief.

Een browser kan afbeeldingen, pdf-bestanden, audio, video en tekstbestanden weergeven. Al het andere, bijvoorbeeld een ZIP-archief of een kantoordocument, wordt altijd als download aangeboden, ook als je alleen bekijken koos.

De downloadlimiet

Downloadlimiet staat op Geen limiet of op een van de aantallen 1, 3, 5 of 10. Een nieuwe brief begint met 3, dus pas het aan als je ontvangers vaker moeten kunnen downloaden.

• De limiet geldt per ontvanger en per bestand apart. Met een limiet van 1 en twee ontvangers kan elk van hen elk bestand één keer downloaden
• Een download telt pas als het hele bestand is overgezet. Een download die afbreekt, krijg je terug
• Een bestand online bekijken of afspelen kost geen download
• Met Alles downloaden krijgt de ontvanger één ZIP-bestand. Dat telt als één download van elk bestand erin. Bestanden die alleen te bekijken zijn of geen downloads meer over hebben, zitten er niet in

De downloadlimiet later aanpassen

1. 01

   Open het bestand

   Klik op de pagina Bestanden op het bestand, of kies Details in het menu aan het eind van de rij.

2. 02

   Kies een nieuwe limiet

   Kies onder Downloadlimiet voor Geen limiet of een aantal per ontvanger.

3. 03

   Sla op

   Druk op Opslaan. De nieuwe limiet geldt meteen voor elke ontvanger van dat bestand.

• De limiet verandert voor één bestand. De andere bestanden van de brief houden de hunne
• Een lagere limiet neemt nooit downloads af die een ontvanger al heeft gebruikt. Heeft een ontvanger er meer gebruikt dan het aantal dat je koos, dan wordt de limiet gezet op wat er is gebruikt, en dat meldt de pagina
• Je kunt de telling van één ontvanger niet terugzetten. Verhoog de limiet als iemand nog een download nodig heeft

Hoe lang de link geldig blijft

Link blijft geldig gedurende is één tijd voor de brief en al zijn bestanden. Je kunt kiezen uit 1 uur, 1 dag, 5 dagen, 30 dagen, 90 dagen en 1 jaar, en een nieuwe brief begint met 90 dagen. De tijd gaat in wanneer de brief wordt bezorgd, niet wanneer je hem inplant. De meldingsmail vertelt de ontvanger tot wanneer de link werkt. Daarna kunnen de brief en zijn bestanden niet meer worden geopend, tot je de link verlengt.

De pagina Bestanden

Open Bestanden in het menu. De pagina toont elk bestand dat je hebt geüpload, het nieuwste eerst en 20 per pagina, met de brief waar het bij hoort, de status, het aantal downloads en weergaven, en wanneer de link afloopt. Je kunt zoeken op bestandsnaam, onderwerp of ontvanger, en filteren met Alle bestanden, Actief en Verlopen. Klik op een bestand voor de details: wat de status betekent, de downloadlimiet, de datums, de brief, en de laatste vijf keer dat het is gedownload, bekeken of afgespeeld.

Wat de statussen betekenen

Een opname online afspelen telt als geopend, nooit als download. De details tonen het onder Recente activiteit als Afgespeeld.

De tijd verlengen

Er zijn twee manieren, en ze doen allebei hetzelfde: ze verlengen de link van de brief en van elk bestand dat ermee is verstuurd, samen.

Vanaf de pagina Bestanden

Kies Geldigheid verlengen in het menu van een bestand, of in de details ervan. Kies onder Verlengen met een periode en druk op Bijwerken. Het venster toont de nieuwe einddatum.

Vanuit Brieven beheren

Klik op de brief op het tabblad E-mail van Brieven beheren. E-mailgegevens toont Link open tot, of Link verlopen op, met de knop Link verlengen. Kies een periode onder Verlengen met en druk op Verlengen. Zo doe je het voor een brief zonder bestanden.

• De periodes zijn 1 dag, 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen en 1 jaar
• De tijd komt bovenop wat er nog over is. Bij een link die al is verlopen, telt hij vanaf vandaag
• Een link blijft nooit langer geldig dan 1 jaar vanaf vandaag, en verlengen maakt een link nooit korter
• De ontvanger opent de brief met dezelfde link en dezelfde toegangscode als eerst
• Een brief die nog niet is bezorgd, kun je niet verlengen. Zijn tijd begint bij de bezorging
• Een verlopen bestand wordt na de einddatum nog minstens 30 dagen bewaard, zodat je de link nog kunt verlengen. Daarna worden de bestanden definitief verwijderd en kan de link niet meer worden verlengd, ook niet bij een brief zonder bestanden

Een bestand verwijderen

Kies Verwijderen in het menu van het bestand en bevestig. Het bestand wordt van de server verwijderd en elke ontvanger verliest er meteen de toegang toe. De brief zelf blijft bestaan, en de tekst is nog te lezen. Verwijderen werkt ook vóór de bezorging: de brief gaat dan zonder dat bestand de deur uit. De ruimte die het bestand in je bestandsopslag innam, komt weer vrij.

Goed om te weten

• Bestanden worden versleuteld op de server opgeslagen. De details van een bestand tonen Versleuteld met AES-256
• Een ontvanger ontgrendelt de brief één keer met zijn e-mailadres en de toegangscode, en kan daarna de bestanden openen. Zie Wat je ontvanger ziet
• Verlopen bestanden tellen mee voor je bestandsopslag tot ze worden verwijderd of opgeruimd
• Kies bij een brief ver in de toekomst een lange geldigheid voor de link. De ontvanger leest de melding misschien niet op de eerste dag

• In de appBestandenBekijk en beheer de bestanden die je hebt verstuurd.
• Bestanden en opnames bijvoegen bij een e-mailbriefVoeg documenten, foto's of een spraak- of videobericht toe dat je in je browser opneemt. Wat je abonnement toestaat, wanneer bestanden worden geüpload en wat er bij de limieten gebeurt.
• Wat je ontvanger ziet en hoe hij de brief opentDe meldingsmail, de ontgrendelpagina, de brief lezen en de bestanden ophalen, stap voor stap. Je kunt deze pagina doorsturen naar een ontvanger die vastloopt.
• Hoe je brieven worden beschermdWat FuturePostman versleutelt, hoe een ontvanger bewijst wie hij is, wanneer een link niet meer werkt, wat medewerkers kunnen zien en waar de bescherming ophoudt.