Как получатели открывают ваши файлы
Решите, можно ли файлы письма просматривать онлайн, скачивать или и то и другое, сколько раз и как долго. Затем следите за ними, продлевайте или удаляйте их на странице «Файлы».
5 минут чтения
Файлы, прикреплённые к электронному письму, получатель открывает на странице письма. До подтверждения письма вы решаете, как их можно открывать. После этого страница Файлы показывает, что произошло с каждым файлом, и позволяет изменить его лимит скачиваний, дать ссылке больше времени или удалить файл.
Задать настройки доступа
Откройте настройки
В редакторе раздел Вложения панели доставки сводит настройки в одну строку. Нажмите Изменить в конце этой строки. Откроется окно Настройки вложений.
Выберите просмотр или скачивание
Выберите один из трёх вариантов в блоке Параметры доступа.
Выберите, сколько раз
Выберите число в поле Лимит загрузок или Без лимита.
Закройте окно
Кнопки сохранения нет. Ваш выбор действует сразу, а строка в панели доставки его показывает.
Выберите, как долго
В разделе Как его откроют панели доставки задайте Ссылка действует.
Просмотр онлайн или скачивание
- Только скачивание
- Получатель может сохранить файлы. На странице ничего не показывается.
- Только просмотр онлайн
- Файлы, которые браузер умеет показывать, показываются или воспроизводятся на странице, без кнопки скачивания.
- Просмотр и скачивание
- Получатель может просмотреть файл на странице и скачать его. Так настроено новое письмо по умолчанию.
Браузер умеет показывать изображения, PDF-файлы, аудио, видео и текстовые файлы. Всё остальное, например ZIP-архив или офисный документ, всегда предлагается для скачивания, даже если вы выбрали только просмотр.
Лимит скачиваний
Лимит загрузок может быть Без лимита или одним из чисел: 1, 3, 5 или 10. Значение по умолчанию у нового письма: 3. Измените его, если получатели должны иметь возможность скачивать чаще.
- Лимит считается отдельно для каждого получателя и каждого файла. При лимите 1 и двух получателях каждый из них может скачать каждый файл один раз
- Скачивание засчитывается, только если файл передан целиком. Прерванное скачивание возвращается
- Просмотр или воспроизведение файла онлайн скачивание не расходует
- Скачать все даёт получателю один ZIP-архив. Это засчитывается как одно скачивание каждого файла внутри. Файлы только для просмотра и файлы без оставшихся скачиваний в архив не попадают
Изменить лимит скачиваний потом
Откройте файл
На странице Файлы нажмите на файл или выберите Подробности в меню в конце его строки.
Выберите новый лимит
В поле Лимит загрузок выберите Без лимита или число на одного получателя.
Сохраните
Нажмите Сохранить. Новый лимит сразу действует для всех получателей этого файла.
- Лимит меняется для одного файла. Остальные файлы письма сохраняют свои
- Более низкий лимит никогда не отнимает скачивания, которые получатель уже использовал. Если получатель использовал больше выбранного числа, лимит устанавливается равным использованному, и страница сообщает вам об этом
- Сбросить счётчик одного получателя нельзя. Если кому-то нужно ещё одно скачивание, повысьте лимит
Как долго действует ссылка
Ссылка действует задаёт один срок для письма и всех его файлов. Можно выбрать: 1 час, 1 день, 5 дней, 30 дней, 90 дней и 1 год. Значение по умолчанию у нового письма: 90 дней. Отсчёт начинается с доставки письма, а не с момента планирования. Письмо с уведомлением сообщает получателю, до какого момента действует ссылка. После этого письмо и его файлы открыть нельзя, пока вы не продлите ссылку.
Страница «Файлы»
Откройте Файлы в меню. На странице перечислены все загруженные вами файлы, сначала новые (файлов на странице: 20), с письмом, к которому файл относится, его статусом, числом скачиваний и просмотров и датой окончания срока ссылки. Можно искать по названию файла, теме или получателю и фильтровать с помощью Все файлы, Активные и Истёкшие. Нажмите на файл, чтобы увидеть подробности: что означает его статус, лимит скачиваний, даты, письмо и пять последних скачиваний, просмотров или воспроизведений.
Что означают статусы
- Ещё не отправлен
- Активен
- Просмотрен
- Скачан
- Лимит исчерпан
- Истёк
| Статус | Что это значит |
|---|---|
| Ещё не отправлен | Письмо ещё не доставлено. Ссылка начинает работать с доставкой, а в столбце срока стоит Отсчёт с момента доставки. Тот же статус у файла, который загружен, но не относится ни к одному письму. |
| Активен | Письмо доставлено, и файл можно открыть. Никто его ещё не открывал. |
| Просмотрен | Получатель просмотрел или воспроизвёл файл онлайн. Никто его не скачивал. |
| Скачан | Хотя бы один получатель скачал файл. |
| Лимит исчерпан | Каждый получатель израсходовал свои скачивания этого файла. Повысьте лимит скачиваний в подробностях, чтобы получатели снова могли скачивать. |
| Истёк | Срок ссылки закончился. Никто не может открыть файл. Продлите ссылку, пока файл не удалён навсегда. |
Воспроизведение записи онлайн считается открытием, но никогда не скачиванием. В подробностях оно указано в разделе Последняя активность как Воспроизведён.
Продлить срок
Есть два способа, и оба делают одно и то же: продлевают ссылку письма и всех отправленных с ним файлов вместе.
- Со страницы «Файлы»
- Выберите Продлить срок действия в меню файла или в его подробностях. В поле Продлить на выберите срок и нажмите Обновить. Окно показывает новую дату окончания.
- Из раздела «Управление письмами»
- Нажмите на письмо на вкладке Эл. письмо раздела Управление письмами. Окно Детали письма показывает Ссылка действует до или Срок ссылки истёк с кнопкой Продлить ссылку. Выберите срок в поле Продлить на и нажмите Продлить. Это способ для письма без файлов.
- Доступные сроки: 1 день, 7 дней, 30 дней, 90 дней и 1 год
- Время прибавляется к оставшемуся. Для ссылки с истёкшим сроком оно отсчитывается от сегодняшнего дня
- Максимальный срок действия ссылки, считая от сегодняшнего дня: 1 год. Продление никогда не делает ссылку короче
- Получатель открывает письмо по той же ссылке и с тем же кодом доступа, что и раньше
- Письмо, которое ещё не доставлено, продлить нельзя. Его срок начинается с доставки
- Файл с истёкшим сроком хранится ограниченное время после даты окончания (минимум: 30 дней), и в это время ссылку ещё можно продлить. После этого файлы удаляются навсегда, и ссылку продлить уже нельзя, даже у письма без файлов
Удалить файл
Выберите Удалить в меню файла и подтвердите. Файл удаляется с сервера, и все получатели сразу теряют к нему доступ. Само письмо остаётся, и его текст по-прежнему можно читать. Удалять можно и до доставки: тогда письмо уйдёт без этого файла. Место, которое файл занимал в хранилище, снова освобождается.
Полезно знать
- Файлы хранятся на сервере в зашифрованном виде. В подробностях файла указано Шифрование AES-256
- Получатель один раз открывает письмо со своим адресом электронной почты и кодом доступа, после чего может открывать файлы. См. статью Что видит получатель и как он открывает письмо
- Файлы с истёкшим сроком засчитываются в хранилище, пока их не удалят вы или система
- Для письма в далёкое будущее выбирайте долгий срок ссылки. Получатель может прочитать уведомление не в первый же день
- В приложенииФайлыПросматривайте отправленные файлы и управляйте ими.
- Файлы и записи в электронном письмеДобавляйте документы, фотографии или голосовое и видеосообщение, записанное в браузере. Что разрешает ваш тариф, когда загружаются файлы и что происходит на пределе лимитов.
- Что видит получатель и как он открывает письмоПисьмо с уведомлением, страница открытия, чтение письма и получение его файлов, шаг за шагом. Эту страницу можно переслать получателю, у которого не получается.
- Как защищены ваши письмаЧто шифрует FuturePostman, как получатель подтверждает, кто он, когда ссылка перестаёт работать, что видят сотрудники и где защита заканчивается.