Contrôler comment les destinataires ouvrent vos fichiers

Le destinataire ouvre les fichiers joints à une lettre par e-mail sur la page de la lettre. Avant de confirmer la lettre, vous décidez comment ils peuvent être ouverts. Ensuite, la page Fichiers montre ce qu’il est advenu de chaque fichier et vous permet de modifier sa limite de téléchargement, de donner plus de temps au lien ou de supprimer le fichier.

Régler les paramètres de partage

1. 01

   Ouvrez les paramètres

   Dans l’éditeur, la section Pièces jointes du panneau de livraison résume les paramètres en une ligne. Appuyez sur Modifier au bout de cette ligne. La fenêtre Paramètres des pièces jointes s’ouvre.

2. 02

   Choisissez consultation ou téléchargement

   Choisissez l’une des trois options sous Options d’accès.

3. 03

   Choisissez combien de fois

   Choisissez un nombre sous Limite de téléchargement, ou Sans limite.

4. 04

   Fermez la fenêtre

   Il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Vos choix s’appliquent dès que vous les faites, et la ligne du panneau de livraison les affiche.

5. 05

   Choisissez pendant combien de temps

   Sous Comment elle s’ouvre, dans le panneau de livraison, réglez Le lien reste ouvert.

Consulter en ligne ou télécharger

Téléchargement uniquement

Le destinataire peut enregistrer les fichiers. Rien n’est affiché sur la page.

Consultation en ligne uniquement

Les fichiers qu’un navigateur sait afficher sont affichés ou lus sur la page, sans bouton de téléchargement.

Consultation et téléchargement

Le destinataire peut consulter un fichier sur la page et le télécharger. C’est le réglage de départ d’une nouvelle lettre.

Un navigateur sait afficher les images, les PDF, l’audio, la vidéo et les fichiers texte. Tout le reste, par exemple une archive ZIP ou un document bureautique, est toujours proposé en téléchargement, même si vous avez choisi la consultation seule.

La limite de téléchargement

Limite de téléchargement vaut Sans limite ou l’un de ces nombres : 1, 3, 5 ou 10. Une nouvelle lettre commence avec 3 : modifiez cette valeur si vos destinataires doivent pouvoir télécharger plus souvent.

• La limite vaut pour chaque destinataire et pour chaque fichier séparément. Avec une limite de 1 et deux destinataires, chacun peut télécharger chaque fichier une fois
• Un téléchargement ne compte que si le fichier entier a été transféré. Un téléchargement interrompu est rendu
• Consulter ou lire un fichier en ligne ne consomme pas de téléchargement
• Tout télécharger donne au destinataire un seul fichier ZIP. Il compte comme un téléchargement de chaque fichier qu’il contient. Les fichiers en consultation seule ou sans téléchargement restant n’y figurent pas

Modifier la limite de téléchargement plus tard

1. 01

   Ouvrez le fichier

   Sur la page Fichiers, cliquez sur le fichier, ou choisissez Détails dans le menu au bout de sa ligne.

2. 02

   Choisissez une nouvelle limite

   Sous Limite de téléchargement, choisissez Sans limite ou un nombre par destinataire.

3. 03

   Enregistrez

   Appuyez sur Enregistrer. La nouvelle limite s’applique aussitôt à tous les destinataires de ce fichier.

• La limite est modifiée pour un seul fichier. Les autres fichiers de la lettre gardent la leur
• Une limite plus basse ne retire jamais les téléchargements qu’un destinataire a déjà utilisés. Si un destinataire en a utilisé plus que le nombre choisi, la limite est fixée à ce qui a été utilisé, et la page vous l’indique
• Il n’est pas possible de remettre à zéro le compteur d’un seul destinataire. Relevez la limite quand quelqu’un a besoin d’un téléchargement de plus

Combien de temps le lien reste ouvert

Le lien reste ouvert fixe une seule durée pour la lettre et tous ses fichiers. Les choix possibles : 1 heure, 1 jour, 5 jours, 30 jours, 90 jours et 1 an. Une nouvelle lettre commence avec 90 jours. Le décompte commence à la livraison de la lettre, pas au moment où vous la programmez. L’e-mail de notification indique au destinataire jusqu’à quand le lien fonctionne. Ensuite, la lettre et ses fichiers ne peuvent plus être ouverts, jusqu’à ce que vous prolongiez le lien.

La page Fichiers

Ouvrez Fichiers dans le menu. La page liste tous les fichiers que vous avez importés, du plus récent au plus ancien et 20 par page, avec la lettre à laquelle ils appartiennent, leur statut, le nombre de téléchargements et de consultations, et la date de fin de leur lien. Vous pouvez chercher par nom de fichier, objet ou destinataire, et filtrer avec Tous les fichiers, Actifs et Expirés. Cliquez sur un fichier pour voir ses détails : ce que signifie son statut, la limite de téléchargement, les dates, la lettre, et les cinq dernières fois où il a été téléchargé, consulté ou lu.

Ce que signifient les statuts

Lire un enregistrement en ligne compte comme une ouverture, jamais comme un téléchargement. Les détails le listent sous Activité récente avec la mention Lu.

Prolonger le délai

Il y a deux façons de faire, et elles ont le même effet : elles prolongent ensemble le lien de la lettre et tous les fichiers envoyés avec elle.

Depuis la page Fichiers

Choisissez Prolonger l’expiration dans le menu d’un fichier, ou dans ses détails. Sous Prolonger de, choisissez une durée et appuyez sur Mettre à jour. La fenêtre affiche la nouvelle date de fin.

Depuis Gérer les lettres

Cliquez sur la lettre dans l’onglet E-mail de Gérer les lettres. Détails de l’e-mail affiche Lien ouvert jusqu’au, ou Lien expiré le, avec le bouton Prolonger le lien. Choisissez une durée sous Prolonger de et appuyez sur Prolonger. C’est la marche à suivre pour une lettre sans fichiers.

• Les durées possibles : 1 jour, 7 jours, 30 jours, 90 jours et 1 an
• La durée s’ajoute au temps restant. Pour un lien expiré, elle se compte à partir d’aujourd’hui
• Un lien ne reste jamais ouvert plus de 1 an à compter d’aujourd’hui, et une prolongation ne raccourcit jamais un lien
• Le destinataire ouvre la lettre avec le même lien et le même code d’accès qu’avant
• Une lettre pas encore livrée ne peut pas être prolongée. Son délai commence à la livraison
• Un fichier expiré est conservé au moins 30 jours après sa date de fin : vous pouvez donc encore prolonger le lien. Ensuite, les fichiers sont supprimés définitivement, et le lien ne peut plus être prolongé, même pour une lettre sans fichiers

Supprimer un fichier

Choisissez Supprimer dans le menu du fichier et confirmez. Le fichier est effacé du serveur et tous les destinataires en perdent aussitôt l’accès. La lettre elle-même reste, et son texte peut toujours être lu. La suppression fonctionne aussi avant la livraison : la lettre part alors sans ce fichier. La place que le fichier occupait dans votre stockage est libérée.

Bon à savoir

• Les fichiers sont stockés chiffrés sur le serveur. Les détails d’un fichier affichent Chiffré AES-256
• Un destinataire déverrouille la lettre une fois avec son adresse e-mail et le code d’accès, puis peut ouvrir les fichiers. Voir Ce que voit votre destinataire
• Les fichiers expirés comptent dans votre stockage jusqu’à leur suppression
• Pour une lettre lointaine, choisissez une longue durée de lien. Le destinataire ne lira peut-être pas la notification le premier jour

• Dans l’applicationFichiersVoir et gérer les fichiers que vous avez envoyés.
• Pièces jointes et enregistrements d’une lettre par e-mailAjoutez des documents, des photos, ou un message vocal ou vidéo enregistré dans votre navigateur. Ce que permet votre formule, quand les fichiers sont importés et ce qui se passe aux limites.
• Ce que voit votre destinataire et comment il ouvre la lettreL’e-mail de notification, la page de déverrouillage, la lecture de la lettre et la récupération de ses fichiers, étape par étape. Vous pouvez transmettre cette page à un destinataire bloqué.
• Comment vos lettres sont protégéesCe que FuturePostman chiffre, comment un destinataire prouve son identité, quand un lien cesse de fonctionner, ce que le personnel peut voir et où s’arrête la protection.