受取人によるファイルの開き方を設定する

メールの手紙に添付したファイルは、受取人が手紙のページで開きます。どのように開けるかは、手紙を確定する前に決めます。確定後は、ファイルページで各ファイルの状況を確認し、ダウンロード上限の変更、リンクの延長、ファイルの削除ができます。

共有設定を決める

1. 01

   設定を開く

   作成画面では、配達パネルの添付ファイル欄に設定が1行でまとめて表示されます。その行の末尾にある変更を押します。添付ファイルの設定のダイアログが開きます。

2. 02

   閲覧かダウンロードかを選ぶ

   アクセスオプションの3つの選択肢から1つを選びます。

3. 03

   回数を選ぶ

   ダウンロード上限で回数を選ぶか、無制限を選びます。

4. 04

   ダイアログを閉じる

   保存ボタンはありません。選んだ内容はすぐに反映され、配達パネルの行に表示されます。

5. 05

   期間を選ぶ

   配達パネルの開封の方法で、リンクの有効期間を設定します。

オンラインで閲覧するか、ダウンロードするか

ダウンロードのみ

受取人はファイルを保存できます。ページには何も表示されません。

オンライン閲覧のみ

ブラウザで表示できるファイルは、ページ上で表示または再生されます。ダウンロードボタンはありません。

閲覧とダウンロード

受取人はファイルをページ上で閲覧でき、ダウンロードもできます。新しい手紙ではこれが選ばれています。

ブラウザで表示できるのは、画像、PDF、音声、動画、テキストファイルです。それ以外のファイル（ZIPアーカイブやオフィス文書など）は、オンライン閲覧のみを選んでいても、常にダウンロードとして提供されます。

ダウンロード上限

ダウンロード上限は、無制限か、1、3、5、または10のいずれかの回数です。新しい手紙では3回になっているので、受取人がもっと多くダウンロードできるようにしたい場合は変更してください。

• 上限は、受取人ごと、ファイルごとに数えられます。上限が1回で受取人が2人の場合、2人ともそれぞれのファイルを1回ずつダウンロードできます
• ダウンロードが数えられるのは、ファイル全体の転送が完了したときだけです。途中で切れたダウンロードは数えられません
• ファイルをオンラインで閲覧・再生しても、ダウンロード回数は減りません
• すべてダウンロードでは、受取人はZIPファイルを1つ受け取ります。中に入っている各ファイルについて、1回のダウンロードとして数えられます。閲覧のみのファイルや、ダウンロード回数が残っていないファイルは含まれません

あとからダウンロード上限を変更する

1. 01

   ファイルを開く

   ファイルページでファイルをクリックするか、行の末尾にあるメニューで詳細を選びます。

2. 02

   新しい上限を選ぶ

   ダウンロード上限で、無制限か、受取人ごとの回数を選びます。

3. 03

   保存する

   保存を押します。新しい上限は、そのファイルのすべての受取人に同時に適用されます。

• 上限は1つのファイルについて変更されます。手紙のほかのファイルの上限はそのままです
• 上限を下げても、受取人がすでに使ったダウンロードが取り消されることはありません。選んだ回数より多く使った受取人がいる場合、上限は使われた回数に設定され、ページにその旨が表示されます
• 受取人1人分の回数だけをリセットする方法はありません。もう1回ダウンロードが必要な人がいる場合は、上限を上げてください

リンクの有効期間

リンクの有効期間は、手紙とそのすべてのファイルに共通の1つの期間です。1 時間、1 日、5 日、30 日、90 日、1 年から選べ、新しい手紙では90 日になっています。期間は、予約したときではなく、手紙が配達されたときから始まります。通知メールには、リンクがいつまで有効かが記載されます。期限が過ぎると、リンクを延長するまで、手紙もファイルも開けません。

ファイルページ

メニューでファイルを開きます。アップロードしたすべてのファイルが新しい順に、1ページに20件ずつ表示されます。各ファイルが属する手紙、ステータス、ダウンロード数と閲覧数、リンクの期限も表示されます。ファイル名、件名、宛先で検索でき、すべてのファイル、有効、期限切れで絞り込めます。ファイルをクリックすると詳細が表示されます。ステータスの意味、ダウンロード上限、日付、手紙、そして直近5回のダウンロード、閲覧、再生の記録です。

ステータスの意味

録音・録画をオンラインで再生すると、開かれたものとして数えられ、ダウンロードとしては数えられません。詳細の最近のアクティビティに再生として表示されます。

期間を延長する

方法は2つあり、どちらも同じことをします。手紙のリンクと、その手紙と一緒に送ったすべてのファイルをまとめて延長します。

ファイルページから

ファイルのメニューか詳細で有効期限を延長を選びます。延長する期間で期間を選び、更新を押します。ダイアログに新しい終了日が表示されます。

レター管理から

レター管理のメールタブで手紙をクリックします。メール詳細にリンクの有効期限またはリンクの期限が切れた日時と、リンクを延長ボタンが表示されます。延長する期間で期間を選び、延長するを押します。ファイルのない手紙では、こちらの方法を使います。

• 選べる期間は1 日、7 日、30 日、90 日、1 年です
• 期間は残りの期間に加算されます。期限切れのリンクでは、今日から数えます
• リンクの有効期間が今日から1 年を超えることはなく、延長によってリンクが短くなることもありません
• 受取人は、以前と同じリンクと同じアクセスコードで手紙を開きます
• まだ配達されていない手紙は延長できません。期間は配達時に始まります
• 期限切れのファイルは、終了日から少なくとも30 日は保管されるため、そのあいだはリンクを延長できます。その後ファイルは完全に削除され、ファイルのない手紙も含めて、リンクを延長できなくなります

ファイルを削除する

ファイルのメニューで削除を選び、確定します。ファイルはサーバーから削除され、すべての受取人がすぐにアクセスできなくなります。手紙そのものは残り、本文は引き続き読めます。配達前にも削除でき、その場合、手紙はそのファイルなしで届きます。ファイルが使っていた保存容量は空きに戻ります。

知っておきたいこと

• ファイルはサーバーに暗号化して保存されます。ファイルの詳細にAES-256 暗号化と表示されます
• 受取人はメールアドレスとアクセスコードで一度手紙を開封すると、ファイルを開けます。詳しくは受取人に見えるものと手紙の開き方をご覧ください
• 期限切れのファイルも、削除されるまでは保存容量に数えられます
• 遠い未来の手紙には、長いリンクの有効期間を選んでください。受取人が初日に通知を読むとは限りません

• アプリ内ファイル送ったファイルを確認・管理します。
• メールの手紙にファイルや録音・録画を添付する文書、写真、ブラウザで録音・録画した音声や動画のメッセージを添付できます。プランで使える範囲、アップロードのタイミング、上限に達したときの動きを説明します。
• 受取人に見えるものと手紙の開き方通知メール、開封ページ、手紙の読み方、ファイルの受け取り方を順に説明します。手紙を開けずに困っている受取人に、このページをそのまま伝えることもできます。
• 手紙を守る仕組みFuturePostmanが暗号化するもの、受取人の本人確認の方法、リンクが使えなくなる時期、スタッフが見られるもの、保護が及ばない範囲を説明します。