Jak odbiorcy otwierają Twoje pliki
Zdecyduj, czy pliki listu można wyświetlać online, pobierać, czy jedno i drugie, jak często i jak długo. Potem śledź je, przedłużaj lub usuwaj na stronie Pliki.
5 minut czytania
Pliki załączone do listu e-mail odbiorca otwiera na stronie listu. Przed potwierdzeniem listu decydujesz, jak można je otwierać. Później strona Pliki pokazuje, co działo się z każdym plikiem, i pozwala zmienić limit pobrań, przedłużyć link albo usunąć plik.
Ustawienia udostępniania
Otwórz ustawienia
W edytorze sekcja Załączniki panelu doręczenia podsumowuje ustawienia w jednym wierszu. Naciśnij Zmień na końcu tego wiersza. Otworzy się okno Ustawienia załączników.
Wybierz podgląd lub pobieranie
Wybierz jedną z trzech opcji w sekcji Opcje dostępu.
Wybierz, ile razy
Wybierz liczbę w polu Limit pobrań albo Bez limitu.
Zamknij okno
Nie ma przycisku zapisu. Wybory obowiązują od razu, a wiersz w panelu doręczenia je pokazuje.
Wybierz, jak długo
W sekcji Jak odbiorca otworzy list w panelu doręczenia ustaw Link pozostaje aktywny przez.
Podgląd online czy pobieranie
- Tylko pobieranie
- Odbiorca może zapisać pliki. Nic nie jest pokazywane na stronie.
- Tylko podgląd online
- Pliki, które przeglądarka potrafi wyświetlić, są pokazywane lub odtwarzane na stronie, bez przycisku pobierania.
- Podgląd i pobieranie
- Odbiorca może wyświetlić plik na stronie i go pobrać. To ustawienie ma na początku każdy nowy list.
Przeglądarka potrafi wyświetlić obrazy, pliki PDF, audio, wideo i pliki tekstowe. Wszystko inne, na przykład archiwum ZIP lub dokument biurowy, jest zawsze udostępniane do pobrania, także wtedy, gdy wybrano tylko podgląd.
Limit pobrań
Limit pobrań to Bez limitu albo jedna z liczb: 1, 3, 5 lub 10. Nowy list ma na początku ustawioną wartość 3, więc zmień ją, jeśli odbiorcy mają móc pobierać częściej.
- Limit dotyczy każdego odbiorcy i każdego pliku osobno. Przy limicie 1 i dwóch odbiorcach każdy z nich może pobrać każdy plik raz
- Pobranie liczy się tylko wtedy, gdy cały plik został przesłany. Przerwane pobranie wraca do puli
- Wyświetlenie lub odtworzenie pliku online nie zużywa pobrania
- Pobierz wszystkie daje odbiorcy jeden plik ZIP. Liczy się to jako jedno pobranie każdego pliku w środku. Pliki tylko do podglądu lub bez pozostałych pobrań są pomijane
Późniejsza zmiana limitu pobrań
Otwórz plik
Na stronie Pliki kliknij plik albo wybierz Szczegóły w menu na końcu jego wiersza.
Wybierz nowy limit
W sekcji Limit pobrań wybierz Bez limitu albo liczbę na odbiorcę.
Zapisz
Naciśnij Zapisz. Nowy limit obowiązuje od razu wszystkich odbiorców tego pliku.
- Limit zmienia się dla jednego pliku. Pozostałe pliki listu zachowują swoje limity
- Niższy limit nigdy nie odbiera pobrań, które odbiorca już wykorzystał. Jeśli odbiorca wykorzystał więcej niż wybrana liczba, limit zostaje ustawiony na liczbę wykorzystanych pobrań, a strona Cię o tym informuje
- Nie da się wyzerować licznika pojedynczego odbiorcy. Gdy ktoś potrzebuje kolejnego pobrania, podnieś limit
Jak długo link pozostaje aktywny
Link pozostaje aktywny przez to jeden czas dla listu i wszystkich jego plików. Do wyboru: 1 godzina, 1 dzień, 5 dni, 30 dni, 90 dni i 1 rok. Wartość domyślna nowego listu: 90 dni. Czas liczy się od doręczenia listu, a nie od chwili zaplanowania. Powiadomienie e-mail informuje odbiorcę, do kiedy link działa. Potem listu i jego plików nie da się otworzyć, dopóki nie przedłużysz linku.
Strona Pliki
Otwórz Pliki w menu. Strona wymienia każdy przesłany plik, od najnowszego, z listem, do którego należy, jego statusem, liczbą pobrań i wyświetleń oraz datą końca ważności linku. Pliki na jednej stronie: 20. Możesz szukać po nazwie pliku, temacie lub odbiorcy i filtrować opcjami Wszystkie pliki, Aktywne i Wygasłe. Kliknij plik, aby zobaczyć szczegóły: znaczenie jego statusu, limit pobrań, daty, list oraz pięć ostatnich pobrań, wyświetleń lub odtworzeń.
Co oznaczają statusy
- Jeszcze nie wysłano
- Aktywny
- Wyświetlono
- Pobrano
- Limit osiągnięty
- Wygasł
| Status | Co oznacza |
|---|---|
| Jeszcze nie wysłano | List nie został jeszcze doręczony. Link zacznie działać w chwili doręczenia, a kolumna ważności pokazuje Liczone od doręczenia. Ten status ma też plik, który został przesłany, ale nie należy do żadnego listu. |
| Aktywny | List jest doręczony i plik można otworzyć. Nikt jeszcze tego nie zrobił. |
| Wyświetlono | Odbiorca wyświetlił lub odtworzył plik online. Nikt go nie pobrał. |
| Pobrano | Co najmniej jeden odbiorca pobrał plik. |
| Limit osiągnięty | Każdy odbiorca wykorzystał swoje pobrania tego pliku. Podnieś limit pobrań w szczegółach, aby mogli pobierać ponownie. |
| Wygasł | Czas linku minął. Nikt nie może otworzyć pliku. Przedłuż link, zanim plik zostanie usunięty na dobre. |
Odtworzenie nagrania online liczy się jako otwarcie, nigdy jako pobranie. Szczegóły pokazują je w sekcji Ostatnia aktywność jako Odtworzono.
Przedłużanie czasu
Są dwa sposoby i oba działają tak samo: przedłużają razem link listu i wszystkie wysłane z nim pliki.
- Na stronie Pliki
- Wybierz Przedłuż ważność w menu pliku albo w jego szczegółach. W polu Przedłuż o wybierz okres i naciśnij Zaktualizuj. Okno pokazuje nową datę końcową.
- Na stronie Zarządzaj listami
- Kliknij list na karcie E-mail strony Zarządzaj listami. Okno Szczegóły e-maila pokazuje Link aktywny do albo Link wygasł, z przyciskiem Przedłuż link. Wybierz okres w polu Przedłuż o i naciśnij Przedłuż. Tak przedłużasz list bez plików.
- Do wyboru: 1 dzień, 7 dni, 30 dni, 90 dni i 1 rok
- Czas jest dodawany do tego, który pozostał. W przypadku wygasłego linku liczy się od dziś
- Link nigdy nie pozostaje aktywny dłużej niż określony czas od dziś (limit: 1 rok), a przedłużenie nigdy nie skraca linku
- Odbiorca otwiera list tym samym linkiem i tym samym kodem dostępu co wcześniej
- Listu, który nie został jeszcze doręczony, nie można przedłużyć. Jego czas zaczyna się od doręczenia
- Wygasły plik jest przechowywany jeszcze przez pewien czas po dacie końcowej (minimalny okres: 30 dni), więc nadal możesz przedłużyć link. Potem pliki są usuwane na dobre, a linku nie da się już przedłużyć, także w przypadku listu bez plików
Usuwanie pliku
Wybierz Usuń w menu pliku i potwierdź. Plik zostaje usunięty z serwera, a wszyscy odbiorcy od razu tracą do niego dostęp. Sam list pozostaje, a jego treść nadal można przeczytać. Usuwanie działa także przed doręczeniem: list wychodzi wtedy bez tego pliku. Miejsce, które plik zajmował, znów jest wolne.
Warto wiedzieć
- Pliki są przechowywane na serwerze w postaci zaszyfrowanej. Szczegóły pliku pokazują Szyfrowanie AES-256
- Odbiorca raz odblokowuje list swoim adresem e-mail i kodem dostępu, a potem może otwierać pliki. Zobacz Co widzi odbiorca i jak otwiera list
- Wygasłe pliki nadal liczą się do miejsca na pliki, dopóki nie zostaną usunięte
- Dla listu w daleką przyszłość wybierz długi czas linku. Odbiorca może nie przeczytać powiadomienia pierwszego dnia
- W aplikacjiPlikiPrzeglądaj wysłane pliki i zarządzaj nimi.
- Pliki i nagrania w liście e-mailDodaj dokumenty, zdjęcia albo wiadomość głosową lub wideo nagraną w przeglądarce. Co pozwala Twój plan, kiedy pliki są przesyłane i co się dzieje przy limitach.
- Co widzi odbiorca i jak otwiera listPowiadomienie e-mail, strona odblokowania, czytanie listu i pobieranie plików krok po kroku. Możesz przekazać tę stronę odbiorcy, który utknął.
- Jak chronione są Twoje listyCo FuturePostman szyfruje, jak odbiorca potwierdza swoją tożsamość, kiedy link przestaje działać, co widzi obsługa serwisu i gdzie kończy się ochrona.