Hoe je brieven worden beschermd

Een brief kan jarenlang wachten, dus het maakt uit hoe hij wordt bewaard. Dit artikel beschrijft wat de dienst vandaag doet, en zegt eerlijk wat hij niet doet.

In het kort

• De ontvangers, het onderwerp en de tekst van een e-mailbrief worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen.
• De tekst van een papieren brief, een aanhef of afsluiting die je zelf hebt getypt, en de naam en het adres van de ontvanger worden op dezelfde manier versleuteld.
• Bijgevoegde bestanden en opnames worden versleuteld terwijl ze naar de schijf worden geschreven.
• Een ontvanger heeft een persoonlijke link, het juiste e-mailadres en een toegangscode nodig om een e-mailbrief te openen.
• De tekst van een e-mailbrief gaat nooit per e-mail. Hij wordt alleen op de pagina van FuturePostman getoond, nadat de ontvanger hem heeft ontgrendeld. De meldingsmail bevat de link, de toegangscode en de namen en groottes van bijgevoegde bestanden, niet de bestanden zelf.

De grenzen van die bescherming:

• De versleuteling is niet end-to-end. De server heeft de sleutel en ontsleutelt een brief telkens als hij die moet bezorgen of tonen.
• Een papieren brief gaat leesbaar naar het printcentrum, omdat hij moet worden geprint.
• Een brief die je in de galerij publiceert, is openbaar.

Wat er versleuteld is terwijl een brief wacht

Eén sleutel beschermt alle brieven en bestanden. Hij hoort bij de configuratie van de server en staat niet in de database, dus de versleutelde velden in een kopie van de database zijn zonder die sleutel niet te lezen. Er is geen aparte sleutel per account, en je hebt zelf geen sleutel.

Wat de versleuteling niet doet

• Het is geen end-to-endversleuteling. FuturePostman kan je brieven ontsleutelen, omdat dat moet: om ze op hun dag te bezorgen, om ze jou in de app te tonen en om ze aan de ontvanger te tonen.
• Ze beschermt opgeslagen gegevens tegen iemand die de database of de schijf in handen krijgt. Ze verbergt een brief niet voor de dienst zelf.
• Een brief die je naar de openbare galerij stuurt, is openbaar zodra hij is goedgekeurd. Zie een brief delen in de openbare galerij.
• Gebruik je de AI-schrijfhulp, dan wordt de opdracht die je typt naar een externe AI-aanbieder gestuurd. Zie de AI-schrijfhulp.

Hoe een ontvanger een brief opent

• Op de bezorgdag krijgt elke ontvanger een meldingsmail met een persoonlijke link en een toegangscode. Elke ontvanger heeft een eigen link en een eigen code.
• Om de brief te ontgrendelen, typt de ontvanger het e-mailadres waarnaar de brief is gestuurd en de toegangscode. Beide moeten bij die link horen.
• De code wordt gemaakt op het moment van versturen en staat alleen in de meldingsmail. FuturePostman slaat hem niet op, dus jij en de medewerkers kunnen hem later niet opzoeken.
• Is een ontvanger de meldingsmail kwijt, stuur hem dan opnieuw: open in Brieven beheren de details van de bezorgde brief en kies Melding opnieuw verzenden. De ontvanger krijgt een nieuwe link en een nieuwe code. De vorige blijven werken.

Wat de ontvanger stap voor stap ziet, lees je in Wat je ontvanger ziet en hoe hij de brief opent.

Grenzen aan het aantal pogingen

• Alleen foute pogingen tellen mee. Na 3 foute pogingen binnen 15 minuten zegt de pagina Te veel pogingen. Om de brief veilig te houden is hij 15 minuten vergrendeld. Probeer het daarna opnieuw.
• De pogingen worden geteld per brief en per e-mailadres, vanaf één netwerkadres. Het juiste adres met de juiste code telt nooit mee, dus een andere ontvanger van dezelfde brief wordt niet buitengesloten door de fouten van iemand anders.
• Een tweede, ruimere grens telt alle foute pogingen op één brief vanaf één netwerkadres: 30 binnen 15 minuten, welk e-mailadres er ook wordt getypt. Zo kan niemand gokken met het ene adres na het andere.
• Een ontgrendelde brief blijft niet voor altijd ontgrendeld. Wordt er 30 minuten lang niets geladen, dan vraagt de pagina bij opnieuw laden of bij het downloaden van een bestand weer om het e-mailadres en de code.

De getallen van deze en alle andere limieten staan in alle limieten op één plek.

Wanneer de link niet meer werkt

• De link werkt zo lang als je in de editor hebt ingesteld bij Link blijft geldig gedurende. Die tijd telt vanaf de bezorging, niet vanaf de dag waarop je de brief schreef.
• Daarna ziet de ontvanger Deze brief kan niet meer worden geopend. De brief zelf blijft in je account tot je hem verwijdert.
• Je kunt een bezorgde brief meer tijd geven: met Link verlengen in de details van de brief bij Brieven beheren, of met Geldigheid verlengen op de pagina Bestanden. Beide verlengen de link en alle bestanden van de brief samen, tot hoogstens 1 jaar vanaf vandaag.
• Bestanden worden 30 dagen nadat hun link is verlopen definitief verwijderd.
• Je kunt ook beperken hoe vaak elke ontvanger een bestand mag downloaden. Zie instellingen voor het delen van bestanden.
• Verwijder je een bezorgde brief, dan kunnen de ontvangers hem niet meer lezen. Hun link zegt dan De afzender heeft deze brief verwijderd.

Wat medewerkers kunnen zien

Een account van een medewerker heeft een van twee rollen: admin of superadmin. Dit is wat de beheerpagina's elk van hen tonen.

Papieren brieven

• In de database van FuturePostman blijven de tekst en het adres van de ontvanger versleuteld, zoals de tabel hierboven beschrijft.
• Een papieren brief moet worden geprint. Op de postdag worden de tekst, de naam en het postadres van de ontvanger, je naam en, als je ervoor hebt gekozen het te printen, je eigen adres als leesbare pdf naar het printcentrum gestuurd. Vanaf dat moment heeft het printcentrum een leesbare kopie van de brief.
• Vanaf daar gaat de brief als gewone post. Wie de envelop openmaakt, kan hem lezen.

Wat je zelf kunt doen

• Controleer het e-mailadres van elke ontvanger. De link en de code gaan precies naar dat adres.
• Houd Link blijft geldig gedurende zo kort als de gelegenheid toelaat.
• Laat wachtwoorden, kaartnummers en soortgelijke geheimen uit een brief weg.
• Verwijder een brief of bestand dat je niet langer bewaard wilt hebben. Zie je gegevens en hoe je ze verwijdert.

• Wat je ontvanger ziet en hoe hij de brief opentDe meldingsmail, de ontgrendelpagina, de brief lezen en de bestanden ophalen, stap voor stap. Je kunt deze pagina doorsturen naar een ontvanger die vastloopt.
• Bepaal hoe ontvangers je bestanden openenKies of de bestanden van een brief online te bekijken, te downloaden of allebei zijn, hoe vaak en hoe lang. Volg ze daarna op de pagina Bestanden, verleng ze of verwijder ze.
• Je gegevens en hoe je ze verwijdertWat FuturePostman over je bewaart, hoe je een brief, een bestand of je hele account verwijdert, en wat er daarna nog overblijft.
• PrivacybeleidWat er wordt verzameld en waarom.