Як керувати тим, як одержувачі відкривають ваші файли
Вирішіть, чи можна файли листа переглядати онлайн, завантажувати або і те, і те, як часто і як довго. Потім стежте за ними, продовжуйте або видаляйте їх на сторінці «Файли».
6 хвилин читання
Файли, які ви додаєте до електронного листа, одержувач відкриває на сторінці листа. Перед підтвердженням листа ви вирішуєте, як їх можна відкривати. Після цього сторінка Файли показує, що сталося з кожним файлом, і дає змогу змінити його ліміт завантажень, дати посиланню більше часу або видалити файл.
Налаштувати доступ
Відкрийте налаштування
У редакторі розділ Вкладення на панелі доставки підсумовує налаштування одним рядком. Натисніть Змінити наприкінці цього рядка. Відкриється вікно Налаштування вкладень.
Оберіть перегляд чи завантаження
Оберіть один із трьох варіантів у розділі Варіанти доступу.
Оберіть, як часто
Оберіть число в полі Ліміт завантажень або Без обмежень.
Закрийте вікно
Кнопки збереження немає. Ваш вибір діє одразу, і рядок на панелі доставки його показує.
Оберіть, як довго
У розділі Як одержувач його відкриє на панелі доставки встановіть Посилання діє.
Перегляд онлайн чи завантаження
- Лише завантаження
- Одержувач може зберегти файли. На сторінці нічого не показується.
- Лише перегляд онлайн
- Файли, які браузер може показати, показуються або відтворюються на сторінці, без кнопки завантаження.
- Перегляд і завантаження
- Одержувач може переглянути файл на сторінці й завантажити його. З цього варіанта починається новий лист.
Браузер може показати зображення, PDF-файли, аудіо, відео й текстові файли. Усе інше, наприклад ZIP-архів чи офісний документ, завжди пропонується для завантаження, навіть якщо ви обрали лише перегляд.
Ліміт завантажень
Ліміт завантажень це Без обмежень або одне з чисел 1, 3, 5 або 10. Новий лист починається з 3, тож змініть його, якщо ваші одержувачі мають змогу завантажувати частіше.
- Ліміт діє для кожного одержувача і для кожного файлу окремо. З лімітом 1 і двома одержувачами кожен із них може завантажити кожен файл один раз
- Завантаження рахується лише тоді, коли файл передано повністю. Перерване завантаження повертається
- Перегляд чи відтворення файлу онлайн не витрачає завантаження
- Завантажити все дає одержувачу один ZIP-файл. Це рахується як одне завантаження кожного файлу всередині. Файли лише для перегляду або без залишку завантажень до нього не входять
Змінити ліміт завантажень пізніше
Відкрийте файл
На сторінці Файли клацніть файл або оберіть Подробиці в меню наприкінці його рядка.
Оберіть новий ліміт
У полі Ліміт завантажень оберіть Без обмежень або число на одержувача.
Збережіть
Натисніть Зберегти. Новий ліміт одразу діє для кожного одержувача цього файлу.
- Ліміт змінюється для одного файлу. Інші файли листа зберігають свої
- Нижчий ліміт ніколи не забирає завантажень, які одержувач уже використав. Якщо одержувач використав більше, ніж обране вами число, ліміт встановлюється на використану кількість, і сторінка повідомляє про це
- Скинути лічильник окремого одержувача не можна. Підвищте ліміт, коли комусь потрібне ще одне завантаження
Як довго діє посилання
Посилання діє задає один час для листа й усіх його файлів. Можна обрати 1 година, 1 день, 5 днів, 30 днів, 90 днів і 1 рік, а новий лист починається з 90 днів. Відлік починається з доставки листа, а не з моменту, коли ви його плануєте. Лист-сповіщення повідомляє одержувачу, до якого часу діє посилання. Після цього лист і його файли не можна відкрити, доки ви не продовжите посилання.
Сторінка «Файли»
Відкрийте в меню Файли. Сторінка перелічує кожен завантажений вами файл, першими найновіші, по 20 на сторінці, з листом, до якого він належить, його статусом, кількістю завантажень і переглядів і тим, коли закінчується дія посилання. Можна шукати за назвою файлу, темою чи одержувачем і фільтрувати кнопками Усі файли, Активні і Термін минув. Клацніть файл, щоб побачити подробиці: що означає його статус, ліміт завантажень, дати, лист і останні п’ять разів, коли його завантажували, переглядали чи відтворювали.
Що означають статуси
- Ще не надіслано
- Активний
- Переглянуто
- Завантажено
- Ліміт вичерпано
- Термін минув
| Статус | Що він означає |
|---|---|
| Ще не надіслано | Лист ще не доставлено. Посилання почне діяти з доставки, а в стовпці терміну дії показано Відлік від доставки. Такий самий статус має файл, який завантажено, але який не належить жодному листу. |
| Активний | Лист доставлено, і файл можна відкрити. Його ще ніхто не відкривав. |
| Переглянуто | Одержувач переглянув або відтворив файл онлайн. Ніхто його не завантажував. |
| Завантажено | Щонайменше один одержувач завантажив файл. |
| Ліміт вичерпано | Кожен одержувач використав свої завантаження цього файлу. Підвищте ліміт завантажень у подробицях, щоб вони могли завантажити знову. |
| Термін минув | Час дії посилання вичерпано. Ніхто не може відкрити файл. Продовжте посилання, перш ніж файл видалять назавжди. |
Відтворення запису онлайн рахується як відкриття, ніколи як завантаження. Подробиці показують його в розділі Остання активність як Відтворено.
Продовжити час
Є два способи, і обидва роблять те саме: продовжують посилання листа й кожного надісланого з ним файлу, разом.
- Зі сторінки «Файли»
- Оберіть Продовжити термін дії в меню файлу або в його подробицях. У полі Продовжити на оберіть період і натисніть Оновити. Вікно показує нову дату завершення.
- З розділу «Керування листами»
- Клацніть лист на вкладці Електронний лист у розділі Керування листами. Подробиці листа показують Посилання діє до або Термін дії посилання минув з кнопкою Продовжити посилання. Оберіть період у полі Продовжити на й натисніть Продовжити. Це спосіб для листа без файлів.
- Періоди: 1 день, 7 днів, 30 днів, 90 днів і 1 рік
- Час додається до залишку. Для посилання, що вже втратило чинність, відлік іде від сьогодні
- Посилання ніколи не діє довше ніж 1 рік від сьогодні, і продовження ніколи не скорочує посилання
- Одержувач відкриває лист за тим самим посиланням і з тим самим кодом доступу, що й раніше
- Лист, який ще не доставлено, продовжити не можна. Його час починається з доставки
- Файл, термін якого минув, зберігається щонайменше 30 днів після дати завершення, тож ви ще можете продовжити посилання. Після цього файли видаляються назавжди, і посилання вже не можна продовжити, також для листа без файлів
Видалити файл
Оберіть Видалити в меню файлу й підтвердьте. Файл видаляється з сервера, і кожен одержувач одразу втрачає до нього доступ. Сам лист залишається, і його текст і далі можна читати. Видалення працює й до доставки: тоді лист вирушає без цього файлу.
Корисно знати
- Файли зберігаються на сервері в зашифрованому вигляді. Подробиці файлу показують Шифрування AES-256
- Одержувач один раз розблоковує лист своєю адресою електронної пошти й кодом доступу, а потім може відкривати файли. Див. Що бачить одержувач
- Файли, термін яких минув, залишаються на сервері ще 30 днів, а потім видаляються
- Для листа в далеке майбутнє оберіть довгий термін дії посилання. Одержувач може прочитати сповіщення не в перший день
- У застосункуФайлиПереглядайте файли, які ви надіслали, і керуйте ними.
- Як додати файли й записи до електронного листаДодайте документи, фото або голосове чи відеоповідомлення, записане в браузері. Що несе безкоштовний і платний лист, коли завантажуються файли і що відбувається на межі лімітів.
- Що бачить одержувач і як він відкриває листЛист-сповіщення, сторінка розблокування, читання листа й отримання його файлів, крок за кроком. Цю сторінку можна переслати одержувачу, у якого щось не виходить.
- Як захищено ваші листиЩо шифрує FuturePostman, як одержувач підтверджує, хто він, коли посилання перестає діяти, що бачать працівники і де закінчується захист.