Controlar como os destinatários abrem seus arquivos
Decida se os arquivos de uma carta podem ser visualizados online, baixados ou as duas coisas, quantas vezes e por quanto tempo. Depois, acompanhe, estenda ou exclua os arquivos na página Arquivos.
7 minutos de leitura
Os arquivos que você anexa a uma carta por e-mail são abertos pelo destinatário na página da carta. Antes de confirmar a carta, você decide como eles podem ser abertos. Depois, a página Arquivos mostra o que aconteceu com cada arquivo e permite alterar o limite de downloads, dar mais tempo ao link ou excluir o arquivo.
Definir as configurações de compartilhamento
Abra as configurações
No editor, a seção Anexos do painel de entrega resume as configurações em uma linha. Pressione Alterar no fim dessa linha. Abre a janela Configurações dos anexos.
Escolha visualizar ou baixar
Escolha uma das três opções em Opções de acesso.
Escolha quantas vezes
Escolha um número em Limite de downloads, ou Sem limite.
Feche a janela
Não há botão de salvar. Suas escolhas valem assim que você as faz, e a linha no painel de entrega passa a mostrá-las.
Escolha por quanto tempo
Em Como a pessoa abre, no painel de entrega, defina O link fica aberto por.
Visualizar online ou baixar
- Somente download
- O destinatário pode salvar os arquivos. Nada é exibido na página.
- Somente visualização online
- Os arquivos que um navegador consegue exibir são mostrados ou reproduzidos na página, sem botão de download.
- Visualizar e baixar
- O destinatário pode ver um arquivo na página e baixá-lo. É assim que toda carta nova começa.
Um navegador consegue exibir imagens, arquivos PDF, áudio, vídeo e arquivos de texto. Todo o resto, por exemplo um arquivo ZIP ou um documento de escritório, é sempre oferecido para download, mesmo quando você escolheu só visualização.
O limite de downloads
Limite de downloads é Sem limite ou um dos números 1, 3, 5 ou 10. Uma carta nova começa com 3, então altere esse valor se os destinatários precisarem baixar mais vezes.
- O limite vale para cada destinatário e para cada arquivo separadamente. Com um limite de 1 e dois destinatários, cada um deles pode baixar cada arquivo uma vez
- Um download só conta quando o arquivo inteiro foi transferido. Um download interrompido é devolvido
- Visualizar ou reproduzir um arquivo online não gasta um download
- Baixar tudo entrega ao destinatário um único arquivo ZIP. Isso conta como um download de cada arquivo que está dentro dele. Ficam de fora os arquivos que são só para visualização ou que não têm mais downloads
Alterar o limite de downloads depois
Abra o arquivo
Na página Arquivos, clique no arquivo ou escolha Detalhes no menu no fim da linha dele.
Escolha um novo limite
Em Limite de downloads, escolha Sem limite ou um número por destinatário.
Salve
Pressione Salvar. O novo limite vale na hora para todos os destinatários daquele arquivo.
- O limite é alterado para um único arquivo. Os outros arquivos da carta mantêm os limites deles
- Um limite menor nunca tira downloads que um destinatário já usou. Se um destinatário usou mais do que o número escolhido, o limite passa a ser o que já foi usado, e a página avisa você
- Não é possível zerar a contagem de um único destinatário. Aumente o limite quando alguém precisar de mais um download
Por quanto tempo o link fica aberto
O link fica aberto por é um único prazo para a carta e todos os arquivos dela. Você pode escolher 1 hora, 1 dia, 5 dias, 30 dias, 90 dias e 1 ano, e uma carta nova começa com 90 dias. O prazo começa quando a carta é entregue, não quando você a agenda. O e-mail de aviso informa ao destinatário até quando o link funciona. Depois disso, a carta e os arquivos não podem mais ser abertos, até você estender o link.
A página Arquivos
Abra Arquivos no menu. A página lista todos os arquivos que você enviou, os mais novos primeiro e 20 por página, com a carta a que cada um pertence, o status, o número de downloads e de visualizações e quando o link termina. Você pode buscar por nome do arquivo, assunto ou destinatário, e filtrar com Todos os arquivos, Ativos e Expirados. Clique em um arquivo para ver os detalhes: o que o status significa, o limite de downloads, as datas, a carta e as últimas cinco vezes em que ele foi baixado, visualizado ou reproduzido.
O que significam os status
- Aguardando a entrega
- Ativo
- Visualizado
- Baixado
- Limite atingido
- Expirado
| Status | O que significa |
|---|---|
| Aguardando a entrega | A carta ainda não foi entregue. O link começa a funcionar na entrega, e a coluna de validade mostra Contado a partir da entrega. Um arquivo que chegou ao servidor mas não pertence a nenhuma carta também tem esse status. |
| Ativo | A carta foi entregue e o arquivo pode ser aberto. Ninguém o abriu ainda. |
| Visualizado | Um destinatário visualizou ou reproduziu o arquivo online. Ninguém o baixou. |
| Baixado | Pelo menos um destinatário baixou o arquivo. |
| Limite atingido | Todos os destinatários já usaram os seus downloads deste arquivo. Aumente o limite de downloads nos detalhes para que possam baixar de novo. |
| Expirado | O prazo do link terminou. Ninguém consegue abrir o arquivo. Estenda o link antes que o arquivo seja removido de vez. |
Reproduzir uma gravação online conta como abertura, nunca como download. Os detalhes mostram isso em Atividade recente como Reproduzido.
Estender o prazo
Há dois caminhos, e os dois fazem o mesmo: estendem juntos o link da carta e de todos os arquivos enviados com ela.
- Pela página Arquivos
- Escolha Estender validade no menu de um arquivo ou nos detalhes dele. Em Estender por, escolha um período e pressione Atualizar. A janela mostra a nova data de término.
- Por Gerenciar cartas
- Clique na carta na aba E-mail de Gerenciar cartas. Detalhes do e-mail mostra Link aberto até, ou O link expirou em, com o botão Estender link. Escolha um período em Estender por e pressione Estender. Este é o caminho para uma carta sem arquivos.
- Os períodos são 1 dia, 7 dias, 30 dias, 90 dias e 1 ano
- O tempo é somado ao que ainda resta. Para um link que já expirou, ele conta a partir de hoje
- Um link nunca fica aberto por mais de 1 ano a partir de hoje, e estender nunca deixa um link mais curto
- O destinatário abre a carta com o mesmo link e o mesmo código de acesso de antes
- Uma carta que ainda não foi entregue não pode ser estendida. O prazo dela começa na entrega
- Um arquivo expirado é guardado por pelo menos 30 dias depois da data de término, então ainda dá para estender o link. Depois disso, os arquivos são removidos de vez, e o link não pode mais ser estendido, nem mesmo para uma carta sem arquivos
Excluir um arquivo
Escolha Excluir no menu do arquivo e confirme. O arquivo é removido do servidor e todos os destinatários perdem o acesso a ele na hora. A carta em si continua, e o texto dela ainda pode ser lido. A exclusão também funciona antes da entrega: a carta então sai sem aquele arquivo. O espaço que o arquivo ocupava no seu armazenamento fica livre de novo.
Bom saber
- Os arquivos ficam armazenados com criptografia no servidor. Os detalhes de um arquivo mostram Criptografia AES-256
- O destinatário desbloqueia a carta uma vez com o endereço de e-mail dele e o código de acesso, e depois pode abrir os arquivos. Veja O que o seu destinatário vê e como ele abre a carta
- Arquivos expirados continuam contando para o seu armazenamento até serem excluídos ou removidos
- Para uma carta num futuro distante, escolha um prazo de link longo. O destinatário pode não ler o aviso no primeiro dia
- No aplicativoArquivosVeja e gerencie os arquivos que você enviou.
- Anexar arquivos e gravações a uma carta por e-mailAdicione documentos, fotos ou uma mensagem de voz ou de vídeo gravada no navegador. O que o seu plano permite, quando os arquivos são enviados e o que acontece nos limites.
- O que o seu destinatário vê e como ele abre a cartaO e-mail de aviso, a página de desbloqueio, a leitura da carta e os arquivos, passo a passo. Você pode repassar esta página a um destinatário que não consegue abrir.
- Como suas cartas são protegidasO que o FuturePostman criptografa, como o destinatário comprova quem é, quando um link deixa de funcionar, o que a equipe pode ver e onde a proteção termina.