Decidere come i destinatari aprono i tuoi file
Decidi se i file di una lettera si possono visualizzare online, scaricare o entrambe le cose, quante volte e per quanto tempo. Poi seguili, prolungali o eliminali nella pagina File.
7 minuti di lettura
I file che alleghi a una lettera email vengono aperti dal destinatario nella pagina della lettera. Prima di confermare la lettera decidi come si possono aprire. Dopo, la pagina File mostra cosa è successo a ogni file e ti permette di cambiarne il limite di download, dare più tempo al link o eliminare il file.
Impostare la condivisione
Apri le impostazioni
Nell'editor, la sezione Allegati del pannello di consegna riassume le impostazioni in una riga. Premi Cambia alla fine di quella riga. Si apre la finestra Impostazioni degli allegati.
Scegli visualizzazione o download
Scegli una delle tre opzioni in Opzioni di accesso.
Scegli quante volte
Scegli un numero in Limite di download, oppure Nessun limite.
Chiudi la finestra
Non c'è un pulsante per salvare. Le tue scelte valgono appena le fai, e la riga nel pannello di consegna le mostra.
Scegli per quanto tempo
In Come la apre, nel pannello di consegna, imposta Il link resta attivo per.
Visualizzazione online o download
- Solo download
- Il destinatario può salvare i file. Nella pagina non viene mostrato nulla.
- Solo visualizzazione online
- I file che un browser può mostrare vengono mostrati o riprodotti nella pagina, senza pulsante di download.
- Visualizzazione e download
- Il destinatario può visualizzare un file nella pagina e scaricarlo. È l'impostazione con cui parte una nuova lettera.
Un browser può mostrare immagini, file PDF, audio, video e file di testo. Tutto il resto, per esempio un archivio ZIP o un documento d'ufficio, viene sempre offerto come download, anche se hai scelto la sola visualizzazione.
Il limite di download
Limite di download è Nessun limite oppure uno di questi numeri: 1, 3, 5 o 10. Una nuova lettera parte con 3, quindi cambialo se i tuoi destinatari devono poter scaricare più spesso.
- Il limite vale separatamente per ogni destinatario e per ogni file. Con un limite di 1 e due destinatari, ognuno dei due può scaricare ogni file una volta
- Un download conta solo quando l'intero file è stato trasferito. Uno interrotto viene restituito
- Visualizzare o riprodurre un file online non consuma un download
- Scarica tutto dà al destinatario un unico file ZIP. Conta come un download di ogni file contenuto. I file in sola visualizzazione o senza download rimasti vengono esclusi
Cambiare il limite di download in seguito
Apri il file
Nella pagina File, fai clic sul file, oppure scegli Dettagli nel menu alla fine della sua riga.
Scegli un nuovo limite
In Limite di download, scegli Nessun limite o un numero per destinatario.
Salva
Premi Salva. Il nuovo limite vale subito per tutti i destinatari di quel file.
- Il limite cambia per un solo file. Gli altri file della lettera mantengono il loro
- Un limite più basso non toglie mai i download che un destinatario ha già usato. Se un destinatario ne ha usati più del numero che hai scelto, il limite viene impostato su quelli usati, e la pagina te lo dice
- Non c'è modo di azzerare il conteggio di un singolo destinatario. Alza il limite quando qualcuno ha bisogno di un altro download
Per quanto tempo resta attivo il link
Il link resta attivo per è un'unica durata per la lettera e tutti i suoi file. Puoi scegliere tra: 1 ora, 1 giorno, 5 giorni, 30 giorni, 90 giorni e 1 anno. Una nuova lettera parte con 90 giorni. Il conteggio parte quando la lettera viene consegnata, non quando la programmi. L'email di avviso dice al destinatario fino a quando funziona il link. Dopo, la lettera e i suoi file non si possono aprire, finché non prolunghi il link.
La pagina File
Apri File nel menu. La pagina elenca tutti i file che hai caricato, prima i più recenti, 20 per pagina, con la lettera a cui appartengono, il loro stato, il numero di download e di visualizzazioni e quando scade il loro link. Puoi cercare per nome del file, oggetto o destinatario, e filtrare con Tutti i file, Attivi e Scaduti. Fai clic su un file per i dettagli: cosa significa il suo stato, il limite di download, le date, la lettera e le ultime cinque volte in cui è stato scaricato, visualizzato o riprodotto.
Cosa significano gli stati
- Non ancora inviato
- Attivo
- Visualizzato
- Scaricato
- Limite raggiunto
- Scaduto
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Non ancora inviato | La lettera non è stata consegnata. Il link inizia a funzionare alla consegna, e la colonna della scadenza mostra Si conta dalla consegna. Ha questo stato anche un file caricato ma che non appartiene a nessuna lettera. |
| Attivo | La lettera è consegnata e il file si può aprire. Nessuno l'ha ancora aperto. |
| Visualizzato | Un destinatario ha visualizzato o riprodotto il file online. Nessuno l'ha scaricato. |
| Scaricato | Almeno un destinatario ha scaricato il file. |
| Limite raggiunto | Tutti i destinatari hanno esaurito i loro download di questo file. Alza il limite di download nei dettagli per permettere loro di scaricare di nuovo. |
| Scaduto | La durata del link è finita. Nessuno può aprire il file. Prolunga il link prima che il file venga rimosso definitivamente. |
Riprodurre una registrazione online conta come apertura, mai come download. I dettagli la elencano in Attività recente come Riprodotto.
Prolungare il tempo
Ci sono due strade, ed entrambe fanno la stessa cosa: prolungano insieme il link della lettera e tutti i file inviati con essa.
- Dalla pagina File
- Scegli Prolunga la scadenza nel menu di un file, oppure nei suoi dettagli. In Prolunga di, scegli un periodo e premi Aggiorna. La finestra mostra la nuova data di scadenza.
- Da Gestisci lettere
- Fai clic sulla lettera nella scheda Email di Gestisci lettere. Dettagli dell'email mostra Link aperto fino al, oppure Link scaduto il, con il pulsante Prolunga il link. Scegli un periodo in Prolunga di e premi Prolunga. È la strada per una lettera senza file.
- I periodi sono: 1 giorno, 7 giorni, 30 giorni, 90 giorni e 1 anno
- Il tempo si aggiunge a quello che resta. Per un link scaduto si conta da oggi
- Un link non resta mai attivo per più di 1 anno a partire da oggi, e un prolungamento non accorcia mai un link
- Il destinatario apre la lettera con lo stesso link e lo stesso codice di accesso di prima
- Una lettera non ancora consegnata non si può prolungare. Il suo tempo parte dalla consegna
- Un file scaduto viene conservato per almeno 30 giorni dopo la sua data di scadenza, così puoi ancora prolungare il link. Dopo, i file vengono rimossi definitivamente e il link non si può più prolungare, anche per una lettera senza file
Eliminare un file
Scegli Elimina nel menu del file e conferma. Il file viene rimosso dal server e tutti i destinatari ne perdono subito l'accesso. La lettera in sé resta, e il suo testo si può ancora leggere. L'eliminazione funziona anche prima della consegna: la lettera parte allora senza quel file. Lo spazio che il file occupava si libera.
Buono a sapersi
- I file sono conservati cifrati sul server. I dettagli di un file mostrano Cifrato con AES-256
- Un destinatario sblocca la lettera una volta con il suo indirizzo email e il codice di accesso, e poi può aprire i file. Vedi Cosa vede il destinatario
- I file scaduti continuano a contare nel tuo spazio finché non vengono eliminati o rimossi
- Per una lettera lontana nel futuro, scegli una durata lunga per il link. Il destinatario potrebbe non leggere l'avviso il primo giorno
- Nell'appFileVedi e gestisci i file che hai inviato.
- Allegare file e registrazioni a una lettera emailAggiungi documenti, foto, o un messaggio vocale o video registrato nel browser. Cosa permette il tuo piano, quando vengono caricati i file e cosa succede ai limiti.
- Cosa vede il destinatario e come apre la letteraL'email di avviso, la pagina di sblocco, la lettura della lettera e il recupero dei file, passo dopo passo. Puoi girare questa pagina a un destinatario in difficoltà.
- Come sono protette le tue lettereCosa cifra FuturePostman, come un destinatario dimostra chi è, quando un link smette di funzionare, cosa può vedere il personale e dove finisce la protezione.