Wat er gebeurt tussen het schrijven en de bezorging van een brief

Zodra je een brief bevestigt, bewaart FuturePostman hem en verstuurt hem op zijn dag. Je hoeft daarvoor niet ingelogd te zijn. Deze pagina volgt een e-mailbrief en een papieren brief vanaf dat moment tot ze aankomen, en legt uit wat er gebeurt als er iets misgaat.

Terwijl de brief wacht

• FuturePostman kijkt elke minuut welke brieven aan de beurt zijn. Een brief gaat de deur uit bij de eerste controle nadat zijn tijd is aangebroken.
• Een e-mailbrief heeft een precieze datum en tijd, in de tijdzone van het apparaat waarop je hem hebt geschreven. Een papieren brief heeft een postdag, zonder tijd.
• Een e-mailbrief telt mee voor je maand op het moment dat je hem inplant. Hij wordt nog steeds bezorgd als je later overstapt naar een kleiner abonnement of je brieven voor die maand opmaakt.
• Een brief die wacht, staat onder Brieven beheren, en daar kun je hem verwijderen. Een ingeplande e-mailbrief wijzigen kan alleen met een abonnement dat dit bevat. Abonnementen met deze functie: Postmaster. Een papieren brief kun je op elk abonnement wijzigen tot 1 uur voordat hij op de post gaat.

E-mailbrieven

De meldingsmail

Op het bezorgmoment krijgt elke ontvanger een meldingsmail. Je tekst staat daar niet in.

• Elk adres in Aan, Cc en Bcc krijgt een eigen melding, met een eigen link en een eigen toegangscode. Geen enkele ontvanger ziet de anderen. Een link gaat alleen open samen met het e-mailadres waarnaar hij is gestuurd.
• De melding wordt verstuurd vanaf het adres van FuturePostman, niet vanaf het jouwe. De onderwerpregel is altijd You have received a message from the past.
• Er staat jouw naam in als afzender, of een anonieme afzender als je Anoniem versturen hebt gekozen. Ook staan erin: de datum op de brief, de toegangscode, de dag en het tijdstip waarop de link ophoudt te werken, en de namen van bijgevoegde bestanden.
• Je onderwerp, je tekst en de bestanden zelf staan er niet in. Die ziet de ontvanger nadat hij de brief heeft geopend.
• De melding is in het Engels geschreven, in welke taal je de app ook gebruikt.

Om de brief te openen volgt de ontvanger de link, typt het e-mailadres waarnaar de brief is gestuurd en de toegangscode, en drukt op Open de brief. Na 3 foute pogingen met één e-mailadres wordt de brief voor dat adres vergrendeld, voor 15 minuten. Wat je ontvanger ziet en hoe hij de brief opent beschrijft die pagina volledig.

Hoe lang de link geldig blijft

Dat kies je in de editor met Link blijft geldig gedurende. De keuzes zijn: 1 uur, 1 dag, 5 dagen, 30 dagen, 90 dagen en 1 jaar. Verander je niets, dan is het 90 dagen.

• De tijd begint te lopen wanneer de brief wordt bezorgd, niet wanneer je hem schrijft. Een brief die tien jaar vooruit is ingepland, is geldig voor de tijd die je hebt gekozen, gerekend vanaf de bezorging.
• Na de laatste dag toont de link Deze brief kan niet meer worden geopend. De ontvanger kan de termijn niet verlengen.
• Je kunt een bezorgde brief meer tijd geven, met of zonder bestanden. Open de brief in Brieven beheren en druk op Link verlengen, of gebruik Geldigheid verlengen op de pagina Bestanden. De link en alle bestanden van de brief worden samen verlengd. Een link blijft nooit langer geldig dan 1 jaar vanaf vandaag.
• Wacht niet te lang: een verlopen link en de bestanden ervan worden minstens 30 dagen bewaard en daarna definitief verwijderd. De stappen staan in De tijd verlengen.
• De brief blijft in je eigen lijst onder Brieven beheren staan nadat de link is gesloten.

Als een e-mailbrief niet kan worden bezorgd

• Verzonden betekent dat de melding voor elke ontvanger aan het mailsysteem is overgedragen. Het zegt niet of de e-mail in de inbox of in een spammap is beland. Bekeken betekent dat een ontvanger de brief met de toegangscode heeft geopend.
• Kan de melding niet naar een van de ontvangers worden verstuurd, dan probeert FuturePostman het vanzelf opnieuw, tot 5 keer, met pauzes die oplopen van een paar minuten tot een dag. Intussen staat bij de brief Nieuwe poging, met het tijdstip van de volgende poging. De datum die je hebt gekozen verandert niet, en alleen ontvangers die nog niet zijn bereikt krijgen de melding opnieuw.
• Een brief die niet kan worden bezorgd, staat op Niet bezorgd en wordt niet meer vanzelf opnieuw geprobeerd. Dat gebeurt als de pogingen op zijn, als het mailsysteem een adres weigert of als het adres de e-mail weigert.
• Op dat moment krijg je een e-mail met het onderwerp Your letter could not be delivered, verstuurd naar het adres van je account. Daarin staat de brief met zijn onderwerp en de reden waarom het misging. Je tekst staat er niet in. Het dashboard toont ook een regel met het aantal brieven dat niet kon worden verzonden.
• Open de brief in Brieven beheren om de reden te lezen. Verbeter een adres met Bewerken, op elk abonnement, of verstuur de brief nog een keer met Opnieuw proberen.
• Is een melding na de bezorging kwijtgeraakt, open dan de brief in Brieven beheren en druk naast de ontvanger op Melding opnieuw verzenden. Hij krijgt een nieuwe link en een nieuwe toegangscode. De vorige blijven werken.

Alle statussen en de nieuwe pogingen worden uitgelegd in Wat de status van een e-mailbrief betekent. De stappen voor een mislukte brief staan in Een e-mailbrief staat op Niet bezorgd of Nieuwe poging.

Papieren brieven

1. 01

   Hij wacht op de postdag

   De brief wordt op de postdag om 12:00 UTC aan het printcentrum overgedragen. Met Nu gebeurt dat binnen het uur. Het controlevenster laat zien tot wanneer je de brief kunt wijzigen en tot wanneer je hem kunt verwijderen.

2. 02

   Hij wordt gecontroleerd en geprint

   Het printcentrum controleert het bestand en het adres, print de brief en stopt hem in een envelop. Bij de brief staat eerst Bij het printcentrum en daarna Wordt geprint.

3. 03

   Hij gaat op de post

   De envelop gaat naar de postdienst en bij de brief staat Op de post. Een standaardbrief wordt vanaf dit punt niet meer gevolgd.

4. 04

   Hij komt aan

   Hoe lang de post erover doet, hangt af van het land. De editor toont naast elke bezorgoptie de schatting van het printcentrum, als die er is. Alleen bij een brief met tracking wordt bevestigd dat hij Bezorgd is.

Als er een probleem is met een papieren brief

• Mislukt de overdracht voordat er iets bij het printcentrum is aangekomen, dan probeert FuturePostman het opnieuw, maximaal 3 keer, met telkens 15 minuten ertussen.
• Mislukt het dan nog steeds, houdt het printcentrum de brief tegen (vaak vanwege het adres), of stuurt de post hem terug als onbestelbaar, dan krijg je een e-mail met het onderwerp A problem with your paper letter en een link naar de brief.
• Daarna wordt een papieren brief nooit meer vanzelf opnieuw verstuurd, want elke verzending wordt geprint en betaald. Op de pagina van de brief staat wat er mis was en wat je kunt doen: Nu versturen om het opnieuw te proberen zonder twee keer te betalen, of Verwijderen om de credits terug te krijgen en een verbeterde brief te versturen.
• Credits voor een brief die al op de post is gedaan, komen niet terug, ook niet als de post hem terugstuurt. Zo'n brief staat op Teruggekomen, en je haalt hem van je lijst met Uit de lijst halen.

Zie Een papieren brief volgen: tracking en statussen en Een papieren brief wijzigen of verwijderen en credits terugkrijgen.

Wat je intussen ziet

• Het dashboard toont onder Vertrekt als eerste de brieven die als volgende de deur uit gaan.
• Brieven beheren heeft een tabblad voor elke soort, E-mail en Papieren brief, met de status van elke brief.
• Klik op een e-mailbrief om E-mailgegevens te openen. Bij een bezorgde brief zie je daar tot wanneer de link geldig is, en onder Meldingen staan de ontvangers.
• Een papieren brief heeft een eigen pagina met het onderdeel Waar de brief is, elke stap met de datum onder Wat er is gebeurd, en de tekst onder Je brief.
• Je krijgt geen e-mail wanneer een e-mailbrief is bezorgd of geopend. Kijk daarvoor naar de status. Je krijgt wel een e-mail als een brief niet kan worden bezorgd.

Goed om te weten

• Met Nu wordt een e-mailbrief meestal binnen een paar minuten bezorgd.
• De datum die op een papieren brief wordt geprint, is de postdag, tenzij je een andere instelt onder Datum die op de brief staat. Die kan tot 1 jaar terug in de tijd liggen.
• Een ingeplande brief gebruikt de naam die op de dag van vertrek in je profiel staat, niet de naam die je had toen je hem schreef. Een papieren brief print je postadres op dezelfde manier, zoals het op de postdag in je profiel staat.
• Als er in dezelfde minuut meer e-mailbrieven aan de beurt zijn dan één controle aankan, gaan brieven van abonnementen met bezorging met voorrang eerst. De andere volgen bij de volgende controles.

• Wat je ontvanger ziet en hoe hij de brief opentDe meldingsmail, de ontgrendelpagina, de brief lezen en de bestanden ophalen, stap voor stap. Je kunt deze pagina doorsturen naar een ontvanger die vastloopt.
• Wat de status van een e-mailbrief betekentElke status die een e-mailbrief in Brieven beheren kan hebben, wat erachter gebeurt, en wat je bij elke status nog met de brief kunt doen.
• Een papieren brief volgen: tracking en statussenWaar je een papieren brief volgt, wat elke stap en status betekent, en wat je doet als een brief wordt tegengehouden, mislukt of terugkomt.
• Hoe je brieven worden beschermdWat FuturePostman versleutelt, hoe een ontvanger bewijst wie hij is, wanneer een link niet meer werkt, wat medewerkers kunnen zien en waar de bescherming ophoudt.

• In de appBrieven beherenBekijk de brieven die wachten en de brieven die zijn bezorgd.