Suivre une lettre papier : suivi et statuts

Chaque lettre papier a sa propre page, qui montre où elle se trouve : en attente, au centre d’impression, en cours d’impression, postée et, pour la livraison suivie, livrée. La même page vous indique quand un problème est survenu et que faire.

Où regarder

1. 01

   Ouvrez vos lettres papier

   Allez dans Gérer les lettres et choisissez l’onglet Lettre papier. Chaque ligne affiche le destinataire, un statut, la date d’envoi et les crédits. Une petite épingle signale une lettre suivie.

2. 02

   Ouvrez la lettre

   Cliquez sur la ligne, ou choisissez Voir les détails dans son menu. La page Détails de la lettre s’ouvre.

3. 03

   Lisez Où elle se trouve

   La section Où elle se trouve affiche un titre, les étapes du parcours et, sous Ce qui s’est passé, chaque événement avec sa date et son heure.

Dans la liste, vous pouvez chercher par destinataire, ville ou pays. Une recherche porte sur vos 500 lettres papier les plus récentes. Filtrer par statut propose Programmée, Au centre d’impression, Postée, Livrée, Échec et Annulée. Au centre d’impression trouve aussi les lettres en cours d’impression, et Échec trouve aussi les lettres qui affichent Arrêtée au contrôle, N’a pas pu être imprimée ou Retournée.

Le parcours

Les étapes de la page, le statut dans la liste et le filtre utilisent les mêmes noms.

Lettres suivies

• La page affiche la mention Suivie et, quand le centre d’impression en fournit un, le Numéro de suivi.
• FuturePostman affiche le numéro sous forme de texte. Il ne renvoie pas vers une page de suivi de la poste.
• Les événements de la poste, comme la livraison, apparaissent sous Ce qui s’est passé, avec le lieu quand la poste en indique un.

Les détails, le texte et le PDF

• Détails liste Créée, Date d’envoi, Livraison, Style du papier, Crédits utilisés et le Numéro de lettre, puis, une fois connus, Remise au centre d’impression et Livrée. Communiquez le numéro de lettre à l’assistance quand vous posez une question sur une lettre.
• Votre lettre montre la lettre elle-même à chaque statut : formule d’appel, texte, formule de politesse, votre nom et, si elle est imprimée, votre adresse. Une ligne marque chaque saut de page.
• Aperçu PDF et Télécharger le PDF sont toujours présents. Une fois que le centre d’impression a la lettre, ils montrent sa copie, le fichier qui est imprimé. Avant la remise, le PDF est créé à partir de votre lettre enregistrée.

Comment le statut est tenu à jour

• FuturePostman demande des nouvelles au centre d’impression en arrière-plan. Vous n’avez pas besoin de garder l’application ouverte.
• Tant que la page d’une lettre est ouverte, elle se met à jour d’elle-même quand le statut change.
• Actualiser le statut interroge immédiatement le centre d’impression. Le bouton est présent à partir de la remise, tant que le statut peut encore changer. Dans la liste, la même action s’appelle Synchroniser le statut, dans le menu d’une lettre qui est au centre d’impression ou postée.
• Une lettre standard postée est surveillée pendant 45 jours après la remise, au cas où la poste la renverrait. Ensuite, plus rien n’est attendu et le bouton disparaît.

Quand un problème survient

Une lettre qui rencontre un problème est affichée en rouge. La page signale l’étape où elle s’est arrêtée et indique quoi faire. Quand le centre d’impression a donné des raisons, elles sont listées sous Ce qui n’allait pas.

Seule une lettre qui affiche Échec peut être renvoyée, car le centre d’impression ne l’a jamais reçue.

Nouvel essai automatique avant la remise

Si la création du PDF ou sa transmission au centre d’impression ne fonctionne pas, FuturePostman réessaie de lui-même, jusqu’à 3 fois de plus, à 15 minutes d’intervalle. Pendant ce temps, la lettre affiche toujours Programmée. Ce n’est que lorsque tous les essais ont échoué qu’elle affiche Échec.

Une fois que le centre d’impression a une lettre, FuturePostman ne la lui envoie jamais une seconde fois de lui-même. Une lettre en échec le reste jusqu’à ce que vous agissiez : aucune lettre n’est donc imprimée deux fois.

L’e-mail que vous recevez quand une lettre échoue

• Quand une lettre passe à Échec, Arrêtée au contrôle, N’a pas pu être imprimée ou Retournée, FuturePostman envoie un e-mail à l’adresse de votre compte. Une lettre annulée n’en envoie pas.
• L’objet est A problem with your paper letter (« Un problème avec votre lettre papier »). L’e-mail est en anglais.
• Il nomme le destinataire, résume en une phrase ce qui s’est passé et renvoie vers la page de la lettre. Cette page dit la même chose dans votre langue.
• Il est envoyé une seule fois par problème. Une lettre peut échouer des années après que vous l’avez écrite : gardez à jour l’adresse e-mail de votre compte.

Quand une lettre est terminée

Une lettre terminée reste dans votre liste avec ses détails, son texte et ses événements jusqu’à ce que vous la retiriez. Retirer de la liste est proposé pour une lettre livrée, retournée, ou postée et plus suivie. Rien n’est annulé et aucun crédit n’est rendu. Voir retirer une lettre terminée de votre liste.

Le centre d’impression conserve sa propre trace d’une lettre pendant une durée limitée, puis la supprime. Sur la page de la lettre, cela change ce qui suit :

• Ce qui s’est passé reçoit l’entrée Fichier d’impression supprimé après la période de conservation.
• Aperçu PDF et Télécharger le PDF restent. Le PDF est alors recréé à partir de votre lettre enregistrée.
• Actualiser le statut disparaît, car il n’y a plus rien à demander.
• Une lettre suivie qui a été postée mais jamais confirmée affiche Postée avec la remarque que le suivi a pris fin, et l’étape Livrée est retirée. Aucune confirmation de livraison n’arrivera plus.

• Modifier ou supprimer une lettre papier et récupérer les créditsJusqu’à quand une lettre papier programmée peut être modifiée, ce que fait la suppression, quand les crédits reviennent, et comment envoyer une lettre tout de suite ou renvoyer une lettre en échec.
• Choisir la livraison standard ou suivie et un paysLa livraison standard et la livraison suivie des lettres papier, comment l’éditeur montre ce que propose un pays de destination, et ce que l’application dit ou non du délai de livraison.
• Résoudre un problème de lettre, de paiement ou de compteRetrouvez ce que vous voyez à l’écran, puis lisez ce que cela signifie et quoi faire : lettres en échec, liens qui ne s’ouvrent pas, fichiers refusés, crédits, paiements et connexion.
• Dans l’applicationVos lettres papierOuvrez la liste et suivez une lettre.