Comment vos lettres sont protégées

Une lettre peut attendre des années : la façon dont elle est conservée compte donc. Cet article décrit ce que fait le service aujourd’hui, et dit clairement ce qu’il ne fait pas.

En bref

• Les destinataires, l’objet et le texte d’une lettre par e-mail sont chiffrés avant d’être stockés.
• Le texte d’une lettre papier, une formule d’appel ou de politesse que vous avez tapée, ainsi que le nom et l’adresse de son destinataire, sont chiffrés de la même façon.
• Les fichiers joints et les enregistrements sont chiffrés au moment de leur écriture sur le disque.
• Un destinataire a besoin d’un lien privé, de la bonne adresse e-mail et d’un code d’accès pour ouvrir une lettre par e-mail.
• Le texte d’une lettre par e-mail ne voyage jamais par e-mail. Il n’est affiché que sur la page FuturePostman, une fois que le destinataire l’a déverrouillée. L’e-mail de notification contient le lien, le code d’accès ainsi que le nom et la taille des fichiers joints, pas les fichiers eux-mêmes.

Les limites de cette protection :

• Le chiffrement n’est pas de bout en bout. Le serveur détient la clé et déchiffre une lettre chaque fois qu’il doit la livrer ou l’afficher.
• Une lettre papier part en clair au centre d’impression, car elle doit être imprimée.
• Une lettre que vous publiez dans la galerie est publique.

Ce qui est chiffré pendant qu’une lettre attend

Une seule clé protège toutes les lettres et tous les fichiers. Elle fait partie de la configuration du serveur et n’est pas conservée dans la base de données : les champs chiffrés d’une copie de la base ne peuvent donc pas être lus sans elle. Il n’y a pas de clé distincte par compte, et vous ne détenez vous-même aucune clé.

Ce que le chiffrement ne fait pas

• Ce n’est pas un chiffrement de bout en bout. FuturePostman peut déchiffrer vos lettres, parce qu’il le doit : pour les livrer le jour prévu, pour vous les montrer dans l’application et pour les montrer au destinataire.
• Il protège les données stockées contre quelqu’un qui mettrait la main sur la base de données ou le disque. Il ne cache pas une lettre au service lui-même.
• Une lettre que vous envoyez dans la galerie publique est publique dès qu’elle est approuvée. Voir partager une lettre dans la galerie publique.
• Quand vous utilisez l’écriture avec l’IA, la consigne que vous tapez est envoyée à un fournisseur d’IA externe. Voir l’écriture avec l’IA.

Comment un destinataire ouvre une lettre

• Le jour de la livraison, chaque destinataire reçoit un e-mail de notification avec un lien privé et un code d’accès. Chaque destinataire a son propre lien et son propre code.
• Pour déverrouiller la lettre, le destinataire tape l’adresse e-mail à laquelle la lettre a été envoyée et le code d’accès. Les deux doivent correspondre à ce lien.
• Le code est créé au moment de l’envoi et part uniquement dans l’e-mail de notification. FuturePostman ne le stocke pas : ni vous ni le personnel ne pouvez donc le retrouver plus tard.
• Si un destinataire a perdu l’e-mail de notification, renvoyez-le : dans Gérer les lettres, ouvrez les détails de la lettre livrée et choisissez Renvoyer la notification. Le destinataire reçoit un nouveau lien et un nouveau code. Les anciens continuent de fonctionner.

Ce que voit le destinataire, étape par étape, est décrit dans ce que voit le destinataire.

Limites d’essais

• Seuls les essais erronés sont comptés. Après 3 essais erronés en 15 minutes, la page affiche Trop de tentatives. Pour protéger la lettre, elle est verrouillée pendant 15 minutes. Veuillez réessayer ensuite.
• Les essais sont comptés pour une lettre et une adresse e-mail, depuis une même adresse réseau. La bonne adresse avec le bon code n’est jamais comptée : un autre destinataire de la même lettre n’est donc pas bloqué par les erreurs de quelqu’un d’autre.
• Une seconde limite, plus large, compte tous les essais erronés sur une lettre depuis une même adresse réseau : 30 en 15 minutes, quelle que soit l’adresse e-mail tapée. Elle empêche de deviner en essayant une adresse après l’autre.
• Une lettre déverrouillée ne le reste pas indéfiniment. Après 30 minutes sans aucun chargement, recharger la page ou télécharger un fichier redemande l’adresse e-mail et le code.

Les valeurs de ces limites et de toutes les autres se trouvent dans toutes les limites en un seul endroit.

Quand le lien cesse de fonctionner

• Le lien fonctionne pendant la durée que vous avez réglée sous Le lien reste ouvert dans l’éditeur. Cette durée se compte à partir de la livraison, pas du jour où vous avez écrit la lettre.
• Ensuite, le destinataire voit Cette lettre ne peut plus être ouverte. La lettre elle-même reste dans votre compte jusqu’à ce que vous la supprimiez.
• Vous pouvez donner plus de temps à une lettre livrée : avec Prolonger le lien dans les détails de la lettre, sous Gérer les lettres, ou avec Prolonger l’expiration sur la page Fichiers. Les deux prolongent ensemble le lien et tous les fichiers de la lettre, jusqu’à 1 an au maximum à compter d’aujourd’hui.
• Les fichiers sont supprimés définitivement 30 jours après l’expiration de leur lien.
• Vous pouvez aussi limiter le nombre de fois où chaque destinataire peut télécharger un fichier. Voir paramètres de partage des fichiers.
• Quand vous supprimez une lettre livrée, ses destinataires ne peuvent plus la lire. Leur lien affiche alors L’expéditeur a supprimé cette lettre.

Ce que le personnel peut voir

Un compte du personnel a l’un de deux rôles, administrateur ou super administrateur. Voici ce que les pages d’administration montrent à chacun.

Lettres papier

• Dans la base de données de FuturePostman, le texte et l’adresse du destinataire restent chiffrés, comme le décrit le tableau ci-dessus.
• Une lettre papier doit être imprimée. Le jour d’envoi, son texte, le nom et l’adresse postale du destinataire, votre nom et, si vous avez choisi de l’imprimer, votre propre adresse sont envoyés au centre d’impression sous forme de PDF lisible. Dès lors, le centre d’impression détient une copie lisible de la lettre.
• Ensuite, elle voyage comme un courrier ordinaire. Quiconque ouvre l’enveloppe peut la lire.

Ce que vous pouvez faire vous-même

• Vérifiez l’adresse e-mail de chaque destinataire. Le lien et le code partent exactement à cette adresse.
• Gardez Le lien reste ouvert aussi court que l’occasion le permet.
• Ne mettez dans une lettre ni mots de passe, ni numéros de carte, ni autres secrets de ce genre.
• Supprimez une lettre ou un fichier que vous ne voulez plus voir stocké. Voir vos données et comment les supprimer.

• Ce que voit votre destinataire et comment il ouvre la lettreL’e-mail de notification, la page de déverrouillage, la lecture de la lettre et la récupération de ses fichiers, étape par étape. Vous pouvez transmettre cette page à un destinataire bloqué.
• Contrôler comment les destinataires ouvrent vos fichiersDécidez si les fichiers d’une lettre peuvent être consultés en ligne, téléchargés ou les deux, combien de fois et pendant combien de temps. Puis suivez-les, prolongez-les ou supprimez-les sur la page Fichiers.
• Vos données et comment les supprimerCe que FuturePostman conserve à votre sujet, comment supprimer une lettre, un fichier ou tout votre compte, et ce qui reste ensuite.
• Politique de confidentialitéCe qui est collecté et pourquoi.