Ce qui se passe entre l’écriture d’une lettre et sa livraison

Dès que vous confirmez une lettre, FuturePostman la conserve et l’envoie le jour prévu. Vous n’avez pas besoin d’être connecté pour cela. Cette page suit une lettre par e-mail et une lettre papier depuis ce moment jusqu’à leur arrivée, et explique ce qui se passe en cas de problème.

Pendant que la lettre attend

• FuturePostman vérifie chaque minute quelles lettres doivent partir. Une lettre part à la première vérification qui suit son heure.
• Une lettre par e-mail a une date et une heure exactes, dans le fuseau horaire de l’appareil sur lequel vous l’avez écrite. Une lettre papier a un jour d’envoi, sans heure.
• Une lettre par e-mail est décomptée de votre mois au moment où vous la programmez. Elle est quand même livrée si vous passez ensuite à une formule inférieure ou si vous épuisez vos lettres du mois.
• Une lettre en attente figure dans Gérer les lettres, et vous pouvez l’y supprimer. Modifier une lettre par e-mail programmée demande une formule qui l’inclut : Postmaster. Une lettre papier peut être modifiée avec toutes les formules jusqu’à 1 heure avant son envoi.

Lettres par e-mail

L’e-mail de notification

À l’heure de livraison, chaque destinataire reçoit un e-mail de notification. Votre texte n’y figure pas.

• Chaque adresse en À, Cc et Cci reçoit sa propre notification, avec son propre lien et son propre code d’accès. Aucun destinataire ne voit les autres. Un lien ne s’ouvre qu’avec l’adresse e-mail à laquelle il a été envoyé.
• La notification part de l’adresse de FuturePostman, pas de la vôtre. Son objet est toujours You have received a message from the past (« Vous avez reçu un message du passé »).
• Elle indique votre nom comme expéditeur, ou un expéditeur anonyme si vous avez choisi Envoyer anonymement. Elle indique aussi la date de la lettre, le code d’accès, le jour et l’heure où le lien cesse de fonctionner, et le nom des fichiers joints.
• Elle ne montre ni votre objet, ni votre texte, ni les fichiers eux-mêmes. Le destinataire les voit après avoir ouvert la lettre.
• La notification est rédigée en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez l’application.

Pour ouvrir la lettre, le destinataire suit le lien, saisit l’adresse e-mail à laquelle la lettre a été envoyée et le code d’accès, puis appuie sur Ouvrir la lettre. Après 3 essais erronés avec une même adresse e-mail, la lettre est verrouillée pour cette adresse pendant 15 minutes. Ce que voit votre destinataire et comment il ouvre la lettre décrit cette page en détail.

Combien de temps le lien reste ouvert

Vous le choisissez dans l’éditeur avec Le lien reste ouvert. Les choix possibles : 1 heure, 1 jour, 5 jours, 30 jours, 90 jours et 1 an. Si vous n’y touchez pas, c’est 90 jours.

• Le décompte commence à la livraison de la lettre, pas au moment où vous l’écrivez. Une lettre programmée dix ans à l’avance reste ouverte pendant la durée choisie, comptée à partir de sa livraison.
• Après le dernier jour, le lien affiche Cette lettre ne peut plus être ouverte. Le destinataire ne peut pas prolonger le délai.
• Vous pouvez donner plus de temps à une lettre livrée, avec ou sans fichiers. Ouvrez la lettre dans Gérer les lettres et appuyez sur Prolonger le lien, ou utilisez Prolonger l’expiration sur la page Fichiers. Le lien et tous les fichiers de la lettre sont prolongés ensemble. Un lien ne reste jamais ouvert plus de 1 an à compter d’aujourd’hui.
• N’attendez pas trop : un lien expiré et ses fichiers sont conservés au moins 30 jours, puis supprimés définitivement. La marche à suivre se trouve dans Prolonger le délai.
• La lettre reste dans votre propre liste sous Gérer les lettres après la fermeture du lien.

Si une lettre par e-mail ne peut pas être livrée

• Envoyée signifie que la notification a été remise au système de messagerie pour chaque destinataire. Cela ne dit pas si l’e-mail est arrivé dans la boîte de réception ou dans les spams. Consultée signifie qu’un destinataire a ouvert la lettre avec le code d’accès.
• Si la notification ne peut pas être envoyée à l’un des destinataires, FuturePostman réessaie de lui-même, jusqu’à 5 fois, avec des pauses qui s’allongent de quelques minutes à un jour. Pendant ce temps, la lettre affiche Nouvel essai avec l’heure du prochain essai. La date que vous avez choisie ne change pas, et seuls les destinataires qui n’ont pas été atteints reçoivent de nouveau la notification.
• Une lettre qui ne peut pas être livrée affiche Non livrée et n’est plus réessayée automatiquement. Cela arrive quand les essais sont épuisés, quand le système de messagerie rejette une adresse, ou quand l’adresse refuse l’e-mail.
• À ce moment-là, vous recevez un e-mail ayant pour objet Your letter could not be delivered (« Votre lettre n’a pas pu être livrée »), envoyé à l’adresse de votre compte. Il désigne la lettre par son objet et indique pourquoi elle a échoué. Votre texte n’y figure pas. Le tableau de bord affiche aussi une ligne avec le nombre de lettres qui n’ont pas pu être envoyées.
• Ouvrez la lettre dans Gérer les lettres pour lire la raison. Corrigez une adresse avec Modifier, quelle que soit votre formule, ou renvoyez la lettre avec Réessayer.
• Si une notification s’est perdue après la livraison, ouvrez la lettre dans Gérer les lettres et appuyez sur Renvoyer la notification à côté du destinataire. Il reçoit un nouveau lien et un nouveau code d’accès. Les anciens continuent de fonctionner.

Tous les statuts et les nouveaux essais sont expliqués dans Ce que signifie le statut d’une lettre par e-mail. La marche à suivre pour une lettre en échec se trouve dans Une lettre par e-mail affiche Non livrée ou Nouvel essai.

Lettres papier

1. 01

   Elle attend le jour d’envoi

   La lettre est remise au centre d’impression à 12:00 UTC le jour d’envoi. Avec Maintenant, elle est remise dans l’heure. La fenêtre de vérification indique jusqu’à quand vous pouvez modifier la lettre et jusqu’à quand vous pouvez la supprimer.

2. 02

   Elle est contrôlée et imprimée

   Le centre d’impression contrôle le fichier et l’adresse, imprime la lettre et la met sous enveloppe. La lettre affiche Au centre d’impression, puis Impression.

3. 03

   Elle est postée

   L’enveloppe est confiée à la poste et la lettre affiche Postée. Une lettre standard n’est plus suivie à partir de là.

4. 04

   Elle arrive

   Le temps d’acheminement dépend du pays. L’éditeur affiche l’estimation du centre d’impression à côté de chaque option de livraison quand elle existe. Seule une lettre suivie est confirmée comme Livrée.

Si une lettre papier rencontre un problème

• Si la remise échoue avant que quoi que ce soit n’arrive au centre d’impression, FuturePostman réessaie jusqu’à 3 fois, à 15 minutes d’intervalle.
• Si elle échoue encore, si le centre d’impression arrête la lettre (souvent à cause de l’adresse), ou si la poste la renvoie comme non distribuable, vous recevez un e-mail ayant pour objet A problem with your paper letter (« Un problème avec votre lettre papier ») et un lien vers la lettre.
• Ensuite, une lettre papier n’est jamais renvoyée automatiquement, car chaque envoi est imprimé et payé. La page de la lettre indique ce qui n’allait pas et ce que vous pouvez faire : Envoyer maintenant pour réessayer sans payer deux fois, ou Supprimer pour récupérer les crédits et envoyer une lettre corrigée.
• Les crédits d’une lettre déjà postée ne sont pas rendus, même quand la poste la renvoie. Une telle lettre affiche Retournée, et vous pouvez l’enlever de votre liste avec Retirer de la liste.

Voir Suivre une lettre papier : suivi et statuts et Modifier ou supprimer une lettre papier et récupérer les crédits.

Ce que vous voyez en attendant

• Le tableau de bord liste les prochaines lettres à partir sous Prochains départs.
• Gérer les lettres a un onglet par type, E-mail et Lettre papier, avec le statut de chaque lettre.
• Cliquez sur une lettre par e-mail pour ouvrir Détails de l’e-mail. Pour une lettre livrée, cette fenêtre indique jusqu’à quand le lien est ouvert et liste les destinataires sous Notifications.
• Une lettre papier a sa propre page, avec la section Où elle se trouve, chaque étape avec sa date sous Ce qui s’est passé, et le texte sous Votre lettre.
• Vous ne recevez pas d’e-mail quand une lettre par e-mail est livrée ou ouverte. Regardez plutôt son statut. Vous en recevez un quand une lettre ne peut pas être livrée.

Bon à savoir

• Avec Maintenant, une lettre par e-mail est généralement livrée en quelques minutes.
• La date imprimée sur une lettre papier est le jour d’envoi, sauf si vous en indiquez une autre sous Date écrite sur la lettre. Elle peut remonter jusqu’à 1 an en arrière.
• Une lettre programmée utilise le nom de votre profil le jour de son départ, pas le nom que vous aviez en l’écrivant. Une lettre papier imprime votre adresse postale de la même façon, telle qu’elle figure dans votre profil le jour d’envoi.
• Quand plus de lettres par e-mail doivent partir dans la même minute qu’une vérification ne peut en traiter, les lettres des formules avec livraison prioritaire passent en premier. Les autres suivent aux vérifications suivantes.

• Ce que voit votre destinataire et comment il ouvre la lettreL’e-mail de notification, la page de déverrouillage, la lecture de la lettre et la récupération de ses fichiers, étape par étape. Vous pouvez transmettre cette page à un destinataire bloqué.
• Ce que signifie le statut d’une lettre par e-mailTous les statuts qu’une lettre par e-mail peut afficher dans Gérer les lettres, ce qui se passe derrière chacun, et ce que vous pouvez encore faire avec la lettre.
• Suivre une lettre papier : suivi et statutsOù suivre une lettre papier, ce que signifient chaque étape et chaque statut, et que faire quand une lettre est arrêtée, échoue ou revient.
• Comment vos lettres sont protégéesCe que FuturePostman chiffre, comment un destinataire prouve son identité, quand un lien cesse de fonctionner, ce que le personnel peut voir et où s’arrête la protection.

• Dans l’applicationGérer les lettresVoir les lettres en attente et celles qui ont été livrées.