Как защищены ваши письма

Письмо может ждать годами, поэтому важно, как оно хранится. Здесь описано, что сервис делает сегодня, и прямо сказано, чего он не делает.

Коротко

• Получатели, тема и текст электронного письма шифруются перед сохранением.
• Текст бумажного письма, введённые вами обращение и заключительная фраза, а также имя и адрес получателя шифруются так же.
• Прикреплённые файлы и записи шифруются во время записи на диск.
• Чтобы открыть электронное письмо, получателю нужны личная ссылка, правильный адрес электронной почты и код доступа.
• Текст электронного письма никогда не пересылается по почте. Он показывается только на странице FuturePostman после того, как получатель откроет письмо. В письме с уведомлением есть ссылка, код доступа, названия и размеры прикреплённых файлов, но не сами файлы.

Пределы этой защиты:

• Шифрование не сквозное. Ключ хранится на сервере, и сервер расшифровывает письмо всякий раз, когда должен его доставить или показать.
• Бумажное письмо уходит в печатный центр в читаемом виде, потому что его нужно напечатать.
• Письмо, которое вы публикуете в галерее, становится публичным.

Что зашифровано, пока письмо ждёт

Все письма и файлы защищает один ключ. Он входит в конфигурацию сервера и не хранится в базе данных, поэтому без него зашифрованные поля в копии базы прочитать нельзя. Отдельного ключа для каждого аккаунта нет, и у вас самих ключа тоже нет.

Чего шифрование не делает

• Это не сквозное шифрование. FuturePostman может расшифровать ваши письма, потому что должен: чтобы доставить их в назначенный день, показать их вам в приложении и показать получателю.
• Оно защищает сохранённые данные от того, кто получит доступ к базе данных или диску. От самого сервиса письмо оно не скрывает.
• Письмо, которое вы отправляете в открытую галерею, становится публичным после одобрения. См. статью Опубликовать письмо в открытой галерее.
• Когда вы пользуетесь ИИ-помощником, введённое вами описание отправляется внешнему поставщику ИИ. См. статью Первый черновик письма с помощью ИИ.

Как получатель открывает письмо

• В день доставки каждый получатель получает письмо с уведомлением, в котором есть личная ссылка и код доступа. У каждого получателя своя ссылка и свой код.
• Чтобы открыть письмо, получатель вводит адрес электронной почты, на который оно отправлено, и код доступа. Оба должны соответствовать этой ссылке.
• Код создаётся в момент отправки и уходит только в письме с уведомлением. FuturePostman его не хранит, поэтому ни вы, ни сотрудники потом не можете его посмотреть.
• Если получатель потерял письмо с уведомлением, отправьте его снова: в разделе Управление письмами откройте детали доставленного письма и выберите Отправить уведомление снова. Получатель получит новую ссылку и новый код. Прежние продолжают работать.

Что получатель видит шаг за шагом, описано в статье Что видит получатель и как он открывает письмо.

Ограничение попыток

• Считаются только неверные попытки. Если за период 15 минут число неверных попыток достигает лимита (3), страница сообщает Слишком много попыток. Чтобы защитить письмо, оно заблокировано на 15 минут. Попробуйте снова позже.
• Попытки считаются для одного письма и одного адреса электронной почты с одного сетевого адреса. Правильные адрес и код никогда не засчитываются, поэтому чужие ошибки не блокируют другого получателя того же письма.
• Второй, более широкий лимит считает все неверные попытки на одно письмо с одного сетевого адреса, какой бы адрес почты ни вводили. Лимит: 30 за период 15 минут. Он не даёт подбирать код, перебирая адреса один за другим.
• Открытое письмо не остаётся открытым навсегда. Если какое-то время ничего не загружается (срок: 30 минут), то при перезагрузке страницы или скачивании файла снова запрашиваются адрес электронной почты и код.

Значения этих и всех остальных лимитов собраны в статье Все лимиты в одном месте.

Когда ссылка перестаёт работать

• Ссылка работает в течение времени, которое вы задали в редакторе в поле Ссылка действует. Срок отсчитывается от доставки, а не от того дня, когда вы написали письмо.
• После этого получатель видит Это письмо больше нельзя открыть. Само письмо остаётся в вашем аккаунте, пока вы его не удалите.
• Доставленному письму можно дать больше времени: кнопкой Продлить ссылку в деталях письма в разделе «Управление письмами» или кнопкой Продлить срок действия на странице Файлы. Оба способа продлевают ссылку и все файлы письма вместе. Максимальный срок, считая от сегодняшнего дня: 1 год.
• Файлы удаляются навсегда, когда после окончания срока ссылки проходит срок хранения (30 дней).
• Можно также ограничить, сколько раз каждый получатель может скачать файл. См. статью Как получатели открывают ваши файлы.
• Если удалить доставленное письмо, получатели больше не смогут его прочитать. Их ссылка тогда показывает Отправитель удалил это письмо.

Что видят сотрудники

У служебного аккаунта одна из двух ролей: администратор или суперадминистратор. Вот что показывают каждому из них страницы администрирования.

Бумажные письма

• В базе данных FuturePostman текст и адрес получателя остаются зашифрованными, как описано в таблице выше.
• Бумажное письмо нужно напечатать. В день отправки его текст, имя и почтовый адрес получателя, ваше имя и, если вы решили его печатать, ваш собственный адрес отправляются в печатный центр в виде читаемого PDF. С этого момента у печатного центра есть читаемая копия письма.
• Дальше письмо идёт обычной почтой. Любой, кто откроет конверт, может его прочитать.

Что можете сделать вы сами

• Проверьте адрес электронной почты каждого получателя. Ссылка и код уходят именно на этот адрес.
• Задавайте в поле Ссылка действует настолько короткий срок, насколько позволяет случай.
• Не пишите в письме пароли, номера карт и подобные секреты.
• Удаляйте письма и файлы, которые больше не хотите хранить. См. статью Ваши данные и как их удалить.

• Что видит получатель и как он открывает письмоПисьмо с уведомлением, страница открытия, чтение письма и получение его файлов, шаг за шагом. Эту страницу можно переслать получателю, у которого не получается.
• Как получатели открывают ваши файлыРешите, можно ли файлы письма просматривать онлайн, скачивать или и то и другое, сколько раз и как долго. Затем следите за ними, продлевайте или удаляйте их на странице «Файлы».
• Ваши данные и как их удалитьЧто FuturePostman хранит о вас, как удалить письмо, файл или весь аккаунт и что остаётся после этого.
• Политика конфиденциальностиЧто собирается и зачем.