Overzicht
Met FuturePostman kun je brieven opstellen (eventueel met audio, video en bijlagen) en de bezorging in de toekomst inplannen. In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we die gebruiken en welke keuzes je hebt.
Gegevens die we verzamelen
- Accountgegevens: e-mailadres, naam en authenticatiegegevens (via Clerk).
- Abonnements- en betaalgegevens die door Stripe worden verwerkt (wij slaan geen kaartnummers op).
- De inhoud van brieven die je aanlevert: ontvangers, onderwerp, tekst, gepland tijdstip en bijlagen.
- Optionele media die je opneemt of uploadt (audio, video, bestanden) om bij je brieven te voegen.
- Gegevens over openbare brieven wanneer je voor publicatie kiest (alias, voorkeuren voor anonimisering, weergaven, likes en reacties).
- Operationele logboeken voor betrouwbaarheid en beveiliging (IP-adres ter voorkoming van misbruik, foutlogboeken, aanvraaglimieten).
- AI-prompts en inhoud die je naar onze AI-schrijfhulp stuurt om conceptberichten te laten genereren.
Hoe we gegevens gebruiken
- Het leveren en verbeteren van de dienst, waaronder het inplannen en bezorgen van je brieven.
- Het verwerken van betalingen en het beheren van abonnementen via Stripe.
- Het aanbieden van authenticatie en accountfuncties via Clerk.
- Het modereren van openbare inhoud en het afhandelen van meldingen van gebruikers om het platform veilig te houden.
- Het genereren van optionele, door AI ondersteunde concepten wanneer je daarom vraagt.
- Het voorkomen van misbruik, het handhaven van onze Voorwaarden en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Gegevensverwerking en opslag
E-mailbrieven en de bestanden die je eraan toevoegt worden altijd versleuteld opgeslagen (AES-256). Papieren brieven gaan in leesbare vorm naar het printcentrum, omdat ze geprint moeten worden. Bijlagen en media worden op onze servers opgeslagen en aan je geplande brieven gekoppeld. E-mails worden bezorgd via de geconfigureerde SMTP-provider (ingesteld door de systeembeheerder).
Voor de kernfuncties maken we gebruik van externe verwerkers: Clerk (authenticatie), Stripe (facturering) en een aanbieder van AI-modellen voor de AI-schrijfhulp. Wanneer je de AI-schrijfhulp gebruikt, kunnen je prompt en de relevante context naar de AI-aanbieder worden gestuurd, uitsluitend om het gevraagde resultaat te genereren.
Openbare brieven
Als je ervoor kiest een brief openbaar te publiceren, wordt de inhoud ervan (met de door jou gekozen alias of anonimiteitsinstelling) voor iedereen zichtbaar. Je kunt openbare inhoud ter beoordeling melden, en wij kunnen inhoud die in strijd is met onze Voorwaarden modereren of verwijderen.
Je rechten en gegevensbescherming
Je rechten: Afhankelijk van waar je woont (in het bijzonder voor inwoners van de EU/EER op grond van de AVG) kun je het recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid of beperking van de verwerking van je persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Rechtsgrondslag: Wij verwerken je gegevens op grond van: (a) de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst om de dienst te leveren; (b) gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en verbeteren van ons platform; (c) je toestemming voor optionele functies zoals de AI-schrijfhulp; (d) wettelijke verplichtingen.
Doorgifte van gegevens: Je gegevens kunnen worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten je rechtsgebied, waaronder de Verenigde Staten. Voor internationale doorgiften treffen wij passende waarborgen.
Je rechten uitoefenen: Neem contact met ons op via de onderstaande gegevens om je rechten uit te oefenen. Het kan nodig zijn dat wij je identiteit verifiëren, en wij reageren binnen de toepasselijke termijnen. Sommige rechten kunnen beperkt zijn tijdens een bedrijfsbeëindiging of een faillissementsprocedure.
Beveiliging
Wij passen beveiligingsmaatregelen toe die in de sector gebruikelijk zijn, waaronder versleuteling in rust van e-mailbrieven en bijgevoegde bestanden, op rollen gebaseerde toegangscontrole en auditlogboeken. Geen enkel systeem is 100% veilig. Bewaar je inloggegevens zorgvuldig en gebruik een sterk, uniek wachtwoord.
Bewaartermijnen
Wij bewaren account- en briefgegevens zolang dat nodig is om de dienst te leveren. Geplande brieven worden bewaard totdat ze zijn bezorgd en gedurende een redelijke periode daarna voor probleemoplossing en controle. Je kunt je account op elk moment verwijderen via Instellingen. Daarmee worden je gegevens definitief verwijderd, behoudens wettelijke verplichtingen.
Omgang met gegevens bij beëindiging van de dienst
Bij beëindiging van de dienst, bedrijfsbeëindiging, faillissement of insolventie kunnen de volgende procedures voor de omgang met gegevens van toepassing zijn:
Belangrijke kennisgeving:
Verwijdering van gegevens: Wij behouden ons het recht voor om alle gebruikersgegevens onmiddellijk na beëindiging van de dienst te verwijderen als het verder opslaan of verwerken van gegevens technisch, financieel of juridisch niet meer haalbaar is. Dit geldt ook voor geplande berichten die nog niet zijn bezorgd.
- Gegevensexport naar beste vermogen: Waar dit technisch en financieel haalbaar is, kunnen wij gebruikers gedurende een beperkte periode (doorgaans 7 tot 30 dagen) de mogelijkheid bieden hun gegevens te exporteren voordat deze definitief worden verwijderd.
- Geplande berichten: Geplande berichten die nog niet zijn bezorgd, kunnen definitief verloren gaan als onze systemen vóór de geplande bezorgdatum worden uitgeschakeld.
- Gegevens bij derden: Op gegevens die door diensten van derden worden verwerkt (Clerk, Stripe, AI-aanbieders) is het bewaar- en verwijderbeleid van die partijen van toepassing.
- Naleving van wetgeving: Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard als dat vereist is op grond van de wet, een rechterlijk bevel of een faillissements- of insolventieprocedure.
Je eigen verantwoordelijkheid:
Je bent zelf als enige verantwoordelijk voor het maken van back-ups en het bewaren van gegevens die voor jou belangrijk zijn. Er is geen export van je account, dus bewaar zelf kopieën van de brieven die je schrijft en de bestanden die je toevoegt. Wij kunnen het behoud of herstel van gegevens niet garanderen bij een bedrijfsbeëindiging, een faillissement of een noodstop.
Kinderen
FuturePostman is niet gericht op kinderen jonger dan 13 jaar (of de minimumleeftijd in je rechtsgebied). Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.
Kennisgevingen over beëindiging van de dienst
Bij een geplande beëindiging van de dienst proberen wij gebruikers te informeren via de beschikbare communicatiekanalen (e-mail, meldingen in de app, berichten op de website). In noodsituaties, bij een faillissement of bij een plotselinge bedrijfsbeëindiging is een onmiddellijke kennisgeving echter mogelijk niet haalbaar. Wij raden je aan op de hoogte te blijven door onze website te raadplegen en officiële mededelingen te volgen.
Wijzigingen in het beleid en in de onderneming
Dit Privacybeleid kan worden aangepast naar aanleiding van wijzigingen in onze bedrijfsvoering of in wettelijke vereisten, of bij een herstructurering, verkoop, fusie of faillissement van de onderneming. Wezenlijke wijzigingen worden waar mogelijk gecommuniceerd, maar door de dienst te blijven gebruiken aanvaard je de gewijzigde voorwaarden.
Contact
Vragen of verzoeken? Stuur ons een e-mail op [email protected]. Houd er rekening mee dat onze mogelijkheden om op verzoeken te reageren beperkt kunnen zijn tijdens een bedrijfsbeëindiging of een faillissementsprocedure.