Wie Ihre Briefe geschützt sind
Was FuturePostman verschlüsselt, wie ein Empfänger nachweist, wer er ist, wann ein Link aufhört zu funktionieren, was Mitarbeitende sehen können und wo der Schutz endet.
6 Minuten Lesezeit
Ein Brief kann jahrelang warten, deshalb ist es wichtig, wie er aufbewahrt wird. Dieser Artikel beschreibt, was der Dienst heute tut, und sagt klar, was er nicht tut.
Kurz gesagt
- Die Empfänger, der Betreff und der Text eines E-Mail-Briefs werden verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden.
- Der Text eines Papierbriefs, eine Anrede oder Grußformel, die Sie getippt haben, sowie Name und Adresse seines Empfängers werden auf dieselbe Weise verschlüsselt.
- Angehängte Dateien und Aufnahmen werden verschlüsselt, während sie auf die Festplatte geschrieben werden.
- Ein Empfänger braucht einen privaten Link, die richtige E-Mail-Adresse und einen Zugangscode, um einen E-Mail-Brief zu öffnen.
- Der Text eines E-Mail-Briefs reist nie per E-Mail. Er wird nur auf der Seite von FuturePostman gezeigt, nachdem der Empfänger ihn freigeschaltet hat. Die Benachrichtigung enthält den Link, den Zugangscode und die Namen und Größen angehängter Dateien, nicht die Dateien selbst.
Die Grenzen dieses Schutzes:
- Die Verschlüsselung ist nicht Ende-zu-Ende. Der Server hält den Schlüssel und entschlüsselt einen Brief, wann immer er ihn zustellen oder anzeigen muss.
- Ein Papierbrief geht in lesbarer Form an das Druckzentrum, weil er gedruckt werden muss.
- Ein Brief, den Sie in der Galerie veröffentlichen, ist öffentlich.
Was verschlüsselt ist, während ein Brief wartet
| Was | Wie es gespeichert wird |
|---|---|
| E-Mail-Brief: Empfänger (An, Cc und Bcc), Betreff und Text | Vor dem Speichern mit AES-256 verschlüsselt. Daneben wird keine lesbare Kopie gespeichert. |
| Papierbrief: Text, eine Anrede oder Grußformel, die Sie getippt haben, Name und Postanschrift des Empfängers | Vor dem Speichern mit AES-256 verschlüsselt. Daneben wird keine lesbare Kopie gespeichert. Eine Anrede oder Grußformel, die ein älterer Brief noch lesbar enthält, wird beim nächsten Speichern des Briefs verschlüsselt. |
| Angehängte Dateien, Sprach- und Videoaufnahmen | Auf dem Weg zur Festplatte mit AES-256 verschlüsselt. Es wird vorher keine lesbare Kopie geschrieben. |
| Der Zugangscode eines Empfängers | Wird nicht gespeichert. Er wird beim Versand des Briefs erzeugt und geht nur in der Benachrichtigung hinaus. Ein Ersatzcode, den ein Brief beim Schreiben erhält, wird gelöscht, sobald der Brief zugestellt ist. |
| Dateinamen, Größen und Typen. Daten, Status und Optionen eines Briefs | Lesbar. |
| Zustellaufzeichnungen: für jeden zugestellten E-Mail-Brief die Adresse, an die er ging, und die Uhrzeit | Lesbar. Sie werden zusammen mit dem Brief gelöscht, und mit dem Konto. |
| Ihr Profil und Ihre Kontakte | Lesbar. Jede Adresse, an die Sie einen E-Mail-Brief senden, wird als Kontakt gespeichert. |
| Ein Brief, den Sie in der öffentlichen Galerie teilen: angezeigter Name, Schlagwörter und erste Zeilen | Lesbar. Die ersten Zeilen werden nur lesbar gespeichert, solange der Brief freigegeben ist. Sie werden entfernt, wenn der Brief nicht freigegeben, aus der Galerie genommen oder zurück in die Prüfung geschickt wird. |
Ein Schlüssel schützt alle Briefe und Dateien. Er gehört zur Konfiguration des Servers und liegt nicht in der Datenbank, die verschlüsselten Felder in einer Kopie der Datenbank lassen sich ohne ihn also nicht lesen. Es gibt keinen eigenen Schlüssel pro Konto, und Sie selbst halten keinen Schlüssel.
Was die Verschlüsselung nicht leistet
- Sie ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. FuturePostman kann Ihre Briefe entschlüsseln, weil es das muss: um sie an ihrem Tag zuzustellen, um sie Ihnen in der App zu zeigen und um sie dem Empfänger zu zeigen.
- Sie schützt gespeicherte Daten vor jemandem, der an die Datenbank oder die Festplatte gelangt. Vor dem Dienst selbst verbirgt sie einen Brief nicht.
- Ein Brief, den Sie an die öffentliche Galerie senden, ist öffentlich, sobald er freigegeben ist. Siehe einen Brief in der öffentlichen Galerie teilen.
- Wenn Sie die KI-Schreibhilfe verwenden, wird die Beschreibung, die Sie eingeben, an einen externen KI-Anbieter gesendet. Siehe Einen ersten Entwurf von der KI schreiben lassen.
Wie ein Empfänger einen Brief öffnet
Die Benachrichtigung per E-Mail
Sie haben eine Nachricht aus der Vergangenheit erhalten
Privater LinkZugangscode
Die Seite zum FreischaltenBrief öffnen
E-Mail-Adresse
Zugangscode
- Am Tag der Zustellung erhält jeder Empfänger eine Benachrichtigung mit einem privaten Link und einem Zugangscode. Jeder Empfänger hat einen eigenen Link und einen eigenen Code.
- Um den Brief freizuschalten, gibt der Empfänger die E-Mail-Adresse ein, an die der Brief geschickt wurde, sowie den Zugangscode. Beides muss zu diesem Link passen.
- Der Code wird im Moment des Versands erzeugt und geht nur in der Benachrichtigung hinaus. FuturePostman speichert ihn nicht, weder Sie noch Mitarbeitende können ihn also später nachschlagen.
- Hat ein Empfänger die Benachrichtigung verloren, senden Sie sie erneut: Öffnen Sie unter Briefe verwalten die Details des zugestellten Briefs und wählen Sie Benachrichtigung erneut senden. Der Empfänger erhält einen neuen Link und einen neuen Code. Die früheren funktionieren weiter.
Was der Empfänger Schritt für Schritt sieht, beschreibt Was Ihr Empfänger sieht und wie er den Brief öffnet.
Limits für Versuche
- Nur falsche Versuche werden gezählt. Nach 3 Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten zeigt die Seite Zu viele Versuche. Zum Schutz des Briefes ist er für 15 Minuten gesperrt. Bitte versuchen Sie es danach erneut.
- Die Versuche werden für einen Brief und eine E-Mail-Adresse gezählt, von einer Netzwerkadresse aus. Die richtige Adresse und der richtige Code werden nie gezählt, ein anderer Empfänger desselben Briefs wird also nicht durch die Fehler eines anderen ausgesperrt.
- Ein zweites, weiter gefasstes Limit zählt alle Fehlversuche bei einem Brief von einer Netzwerkadresse aus: 30 innerhalb von 15 Minuten, gleich welche E-Mail-Adresse eingegeben wird. Es verhindert, dass jemand mit einer Adresse nach der anderen rät.
- Ein freigeschalteter Brief bleibt nicht für immer freigeschaltet. Nach 30 Minuten ohne Laden fragt ein Neuladen der Seite oder der Download einer Datei erneut nach der E-Mail-Adresse und dem Code.
Die Zahlen dieser und aller anderen Limits stehen unter Alle Limits auf einen Blick.
Wann der Link aufhört zu funktionieren
- Der Link funktioniert so lange, wie Sie im Editor unter Link bleibt offen für festgelegt haben. Die Zeit zählt ab der Zustellung, nicht ab dem Tag, an dem Sie den Brief geschrieben haben.
- Danach sieht der Empfänger Dieser Brief kann nicht mehr geöffnet werden. Der Brief selbst bleibt in Ihrem Konto, bis Sie ihn löschen.
- Sie können einem zugestellten Brief mehr Zeit geben: mit Link verlängern in den Details des Briefs unter Briefe verwalten oder mit Ablaufdatum verlängern auf der Seite Dateien. Beides verlängert den Link und alle Dateien des Briefs zusammen, auf höchstens 1 Jahr ab heute.
- Dateien werden 30 Tage nach Ablauf ihres Links endgültig gelöscht.
- Sie können auch begrenzen, wie oft jeder Empfänger eine Datei herunterladen darf. Siehe Festlegen, wie Empfänger Ihre Dateien öffnen.
- Wenn Sie einen zugestellten Brief löschen, können seine Empfänger ihn nicht mehr lesen. Ihr Link zeigt dann Der Absender hat diesen Brief entfernt.
Was Mitarbeitende sehen können
Ein Mitarbeiterkonto hat eine von zwei Rollen, Admin oder Super-Admin. Das zeigen die Verwaltungsseiten jeder Rolle.
| Was | Admin | Super-Admin |
|---|---|---|
| Konten: Name, E-Mail-Adresse, Tarif, Verbrauch und Guthaben an Credits | Ja | Ja |
| Die Liste der E-Mail-Briefe: Konto des Absenders, Empfänger, Betreff, Status, Daten, Namen und Größen angehängter Dateien | Ja | Ja |
| Der Text eines E-Mail-Briefs | Nein | Ja, ein Brief nach dem anderen |
| Ein Brief, der auf die Prüfung für die öffentliche Galerie wartet: Betreff, Text, angezeigter Name und Schlagwörter | Ja | Ja |
| Die Liste der Papierbriefe: Konto des Absenders, Land, Status, Daten, Credits und Sendungsnummer | Ja | Ja |
| Ein Papierbrief: Text, Name und Postanschrift des Empfängers | Nein | Ja |
| Der Inhalt angehängter Dateien und Aufnahmen | Keine Seite dafür | Keine Seite dafür |
Papierbriefe
- In der Datenbank von FuturePostman bleiben der Text und die Adresse des Empfängers verschlüsselt, wie die Tabelle oben beschreibt.
- Ein Papierbrief muss gedruckt werden. Am Versandtag werden sein Text, Name und Postanschrift des Empfängers, Ihr Name und, wenn Sie das Drucken gewählt haben, Ihre eigene Adresse als lesbares PDF an das Druckzentrum gesendet. Von da an hat das Druckzentrum eine lesbare Kopie des Briefs.
- Von dort reist er als gewöhnliche Post. Wer den Umschlag öffnet, kann ihn lesen.
Was Sie selbst tun können
- Prüfen Sie die E-Mail-Adresse jedes Empfängers. Der Link und der Code gehen genau an diese Adresse.
- Halten Sie Link bleibt offen für so kurz, wie der Anlass es erlaubt.
- Lassen Sie Passwörter, Kartennummern und ähnliche Geheimnisse aus einem Brief heraus.
- Löschen Sie einen Brief oder eine Datei, die Sie nicht mehr gespeichert haben möchten. Siehe Ihre Daten und wie Sie sie löschen.
- Was Ihr Empfänger sieht und wie er den Brief öffnetDie Benachrichtigung, die Seite zum Freischalten, das Lesen des Briefs und seine Dateien, Schritt für Schritt. Diese Seite können Sie einem Empfänger weitergeben, der nicht weiterkommt.
- Festlegen, wie Empfänger Ihre Dateien öffnenLegen Sie fest, ob die Dateien eines Briefs online angesehen, heruntergeladen oder beides werden können, wie oft und wie lange. Danach verfolgen, verlängern oder löschen Sie sie auf der Seite Dateien.
- Ihre Daten und wie Sie sie löschenWas FuturePostman über Sie speichert, wie Sie einen Brief, eine Datei oder Ihr ganzes Konto löschen und was danach zurückbleibt.
- DatenschutzrichtlinieWas erhoben wird und warum.