Så skyddas dina brev

Ett brev kan vänta i flera år, så det spelar roll hur det förvaras. Den här artikeln beskriver vad tjänsten gör i dag, och säger rakt ut vad den inte gör.

I korthet

• Mottagarna, ämnet och texten i ett e-postbrev krypteras innan de sparas.
• Texten i ett pappersbrev, en hälsning eller avslutning som du har skrivit och mottagarens namn och adress krypteras på samma sätt.
• Bifogade filer och inspelningar krypteras medan de skrivs till disken.
• En mottagare behöver en privat länk, rätt e-postadress och en åtkomstkod för att öppna ett e-postbrev.
• Texten i ett e-postbrev skickas aldrig med e-post. Den visas bara på FuturePostmans sida, efter att mottagaren har låst upp den. Aviseringsmejlet innehåller länken, åtkomstkoden och namn och storlek på bifogade filer, inte själva filerna.

Skyddets gränser:

• Krypteringen är inte från ände till ände. Servern har nyckeln och dekrypterar ett brev när den behöver leverera eller visa det.
• Ett pappersbrev går till tryckeriet i läsbar form, eftersom det måste tryckas.
• Ett brev som du publicerar i galleriet är offentligt.

Vad som är krypterat medan ett brev väntar

En nyckel skyddar alla brev och filer. Den är en del av serverns konfiguration och sparas inte i databasen, så de krypterade fälten i en kopia av databasen kan inte läsas utan den. Det finns ingen separat nyckel per konto, och du har ingen egen nyckel.

Vad krypteringen inte gör

• Det är inte kryptering från ände till ände. FuturePostman kan dekryptera dina brev, eftersom tjänsten måste kunna det: för att leverera dem på sin dag, visa dem för dig i appen och visa dem för mottagaren.
• Den skyddar sparade uppgifter mot någon som kommer åt databasen eller disken. Den döljer inte ett brev för tjänsten själv.
• Ett brev som du skickar till det offentliga galleriet är offentligt när det har godkänts. Se dela ett brev i det offentliga galleriet.
• När du använder AI-brevskrivaren skickas instruktionen du skriver till en extern AI-leverantör. Se AI-brevskrivaren.

Hur en mottagare öppnar ett brev

• På leveransdagen får varje mottagare ett aviseringsmejl med en privat länk och en åtkomstkod. Varje mottagare har en egen länk och en egen kod.
• Knappen i aviseringsmejlet bär en engångsnyckel och e-postadressen efter ett # i sin adress, aldrig åtkomstkoden. Det första trycket på Öppna brevet förbrukar nyckeln: från och med då öppnar knappens länk ingenting på egen hand, och sidan frågar efter åtkomstkoden igen, med adressen ifylld. Den delen av adressen skickas aldrig till servern, och sidan tar bort den från adressfältet direkt. Adressen som står i mejlet för att kopieras, och länken i ett sms, bär ingetdera: då skriver mottagaren in båda. Den som kopierar knappens länk får högst en öppning, och bara om mottagaren inte har tryckt på knappen än; den som har hela mejlet kan fortfarande öppna brevet med koden.
• Koden skapas i det ögonblick brevet skickas och går bara ut i aviseringsmejlet. FuturePostman sparar den inte, så varken du eller personalen kan slå upp den senare.
• Om en mottagare har tappat bort aviseringsmejlet skickar du det igen: i Hantera brev öppnar du detaljerna för det levererade brevet och väljer Skicka aviseringen igen. Mottagaren får en ny länk och en ny kod. De tidigare fortsätter att fungera.

Vad mottagaren ser steg för steg beskrivs i vad mottagaren ser.

Gränser för försök

• Bara felaktiga försök räknas. Efter 3 felaktiga försök inom 15 minuter säger sidan För många försök. För att skydda brevet är det låst i 15 minuter. Försök igen efter det.
• Försöken räknas för ett brev och en e-postadress, från en nätverksadress. Rätt adress och kod räknas aldrig, så en annan mottagare av samma brev låses inte ute av någon annans misstag.
• En andra, bredare gräns räknar alla felaktiga försök på ett brev från en nätverksadress: 30 inom 15 minuter, vilken e-postadress som än skrivs in. Den hindrar någon från att gissa med den ena adressen efter den andra.
• Ett upplåst brev förblir inte upplåst för alltid. Efter 30 minuter utan att något laddas frågar sidan efter e-postadressen och koden igen när den laddas om eller när en fil laddas ner.

Siffrorna för de här och alla andra gränser finns i alla gränser på ett ställe.

När länken slutar fungera

• Länken fungerar under den tid du anger under Länken är öppen i i skrivvyn. Tiden räknas från leveransen, inte från dagen du skrev brevet.
• Efter det ser mottagaren Det här brevet kan inte längre öppnas. Själva brevet finns kvar i ditt konto tills du raderar det.
• Du kan ge ett levererat brev mer tid: med Förläng länken i brevets detaljer under Hantera brev, eller med Förläng giltighet på sidan Filer. Båda förlänger länken och alla filer i brevet tillsammans, till högst 1 år från i dag.
• Filer raderas för gott 30 dygn efter att deras länk har gått ut. En fil som mottagarna bara kan ladda ner försvinner tidigare: 30 dygn efter den senaste nedladdningen, när alla mottagare har använt upp sina nedladdningar.
• Du kan också begränsa hur ofta varje mottagare får ladda ner en fil. Se inställningar för fildelning.
• När du raderar ett levererat brev kan mottagarna inte längre läsa det. Deras länk säger då Avsändaren har tagit bort det här brevet.

Vad personalen kan se

Ett personalkonto har en av två roller, admin eller superadmin. Så här mycket ger adminsidorna var och en av dem.

Pappersbrev

• I FuturePostmans databas förblir texten och mottagarens adress krypterade, som tabellen ovan beskriver.
• Ett pappersbrev måste tryckas. På postningsdagen skickas dess text, mottagarens namn och postadress, ditt namn och, om du valde att trycka den, din egen adress till tryckeriet som en läsbar PDF. Från och med då har tryckeriet en läsbar kopia av brevet.
• Därifrån färdas det som vanlig post. Den som öppnar kuvertet kan läsa det.

Vad du själv kan göra

• Kontrollera varje mottagares mejladress. Länken och koden går till exakt den adressen.
• Håll Länken är öppen i så kort som tillfället tillåter.
• Lämna lösenord, kortnummer och liknande hemligheter utanför ett brev.
• Radera ett brev eller en fil som du inte längre vill ha sparad. Se dina uppgifter och hur du raderar dem.

• Vad mottagaren ser och hur brevet öppnasAviseringsmejlet, upplåsningssidan, att läsa brevet och hämta dess filer, steg för steg. Du kan skicka vidare den här sidan till en mottagare som har kört fast.
• Styr hur mottagarna öppnar dina filerBestäm om filerna i ett brev kan visas online, laddas ner eller både och, hur ofta och hur länge. Följ, förläng eller radera dem sedan på sidan Filer.
• Dina uppgifter och hur du raderar demVad FuturePostman sparar om dig, hur länge det sparas, hur du ber om en kopia och hur du raderar ett brev, en fil eller hela ditt konto.
• IntegritetspolicyVad som samlas in och varför.