Översikt
Med FuturePostman kan du skriva brev (med valfritt ljud, video och bilagor) och schemalägga leverans i framtiden. Den här policyn förklarar vad vi samlar in, hur vi använder det och vilka val du har.
Uppgifter vi samlar in
- Kontouppgifter: mejladress, namn och inloggningsuppgifter: ditt lösenord (sparat bara som en hash), id:t för ditt Google-konto om du loggar in med Google, dina lösennycklar och hemligheter för tvåstegsverifiering, och dina inloggade sessioner med webbläsare och IP-adress. Inloggningen är vår egen, och uppgifterna lagras i vår egen databas inom EU, precis som resten av dina uppgifter.
- Köp- och betalningsuppgifter som behandlas av Stripe när du köper krediter eller en annan produkt (vi lagrar inga kortnummer).
- Brevinnehåll som du lämnar: mottagare, ämne, text, schemalagd tid, bilagor.
- Öppningar av brev: när varje mottagare av ditt e-postbrev öppnade det första och senaste gången, och hur många gånger.
- Valfria medier som du spelar in eller laddar upp (ljud, video, filer) för att skicka med dina brev.
- Uppgifter om offentliga brev när du väljer att publicera (alias, val av anonymitet, visningar, gilla-markeringar och kommentarer).
- Driftloggar för tillförlitlighet och säkerhet (IP-adress för att förhindra missbruk, felloggar, begränsningar av antal förfrågningar).
- Instruktioner och innehåll som du väljer att skicka till vår AI-skrivhjälp för att skapa utkast.
- Telefonnummer: det mobilnummer du bekräftar för ditt konto eller för Om jag inte kommer tillbaka, numren till de personer du väljer att nå via sms, och en registrering av varje skickat sms.
- Om jag inte kommer tillbaka: de brev och filer du skriver för tjänsten, namn, mejladresser och nummer till dem som tar emot dem och till dina förtroendepersoner, en reservadress för mejl om du lägger till en, och historiken över incheckningar, påminnelser, samtal och sms.
Hur vi använder uppgifterna
- Tillhandahålla och förbättra tjänsten, inklusive att schemalägga och leverera dina brev.
- Visa dig vilken mottagare som öppnade ditt e-postbrev och när, så att du vet att det har kommit fram.
- Hantera betalningar för krediter och andra produkter med Stripe.
- Logga in dig och skydda ditt konto: lösenord, inloggning med Google, tvåstegsverifiering, lösennycklar och listan över inloggade enheter.
- Moderera offentligt innehåll och hantera anmälningar från användare för att hålla plattformen säker.
- Skapa valfria AI-assisterade utkast när du begär det.
- Förhindra missbruk, upprätthålla våra villkor och uppfylla rättsliga skyldigheter.
- Skicka de sms och samtal som du har ställt in, bekräfta telefonnummer samt förhindra, spåra och stoppa missbruk av sms.
Behandling och lagring av uppgifter
E-postbrev och filerna du bifogar till dem lagras alltid krypterade (AES-256). Pappersbrev skickas till tryckeriet i läsbar form, eftersom de måste skrivas ut. Bilagor och medier lagras på våra servrar och är kopplade till dina schemalagda brev. Mejl levereras via den konfigurerade SMTP-leverantören (inställd av systemadministratören).
Vi använder tredjeparts personuppgiftsbiträden för att driva centrala funktioner: Stripe (betalning), Twilio (sms och telefonsamtal) och en leverantör av AI-modeller för AI-skrivhjälpen. Inloggningen är inte en av dem: ingen tredje part får dina inloggningsuppgifter. Om du väljer att logga in med Google får Google bara det den inloggningen behöver, och ger oss ditt namn, din mejladress, din profilbild och id:t för ditt Google-konto. När du använder AI-skrivhjälpen kan din instruktion och relevant sammanhang skickas till AI-leverantören enbart för att skapa det begärda resultatet.
Offentliga brev
Om du väljer att publicera ett brev offentligt blir dess innehåll (och ditt valda alias eller din anonymitetsinställning) synligt för alla. Du kan anmäla offentligt innehåll för granskning, och vi kan moderera eller ta bort innehåll som strider mot våra villkor.
När en mottagare öppnar ett brev
En mottagare öppnar ett e-postbrev på brevsidan med sin mejladress och åtkomstkod. När det sker registrerar vi det, så att den som skrev brevet vet att det har kommit fram.
Vad vi registrerar: För varje mottagare separat: när hen öppnade brevet första gången, när hen öppnade det senast och hur många gånger. Besök inom 30 minuter från varandra räknas som ett. Vi lagrar inte mottagarens mejladress med den här registreringen. Den kopplas till mottagaren genom en icke-reversibel hash av adressen. När du öppnar ditt eget brev räknas det inte som en öppning.
Vad skribenten ser: I ditt konto ser du vilken mottagare som öppnade ditt brev och när. Första gången varje mottagare öppnar det får du en avisering i klockan i appen.
Varför vi använder det: Att veta att ett brev har kommit fram är kärnan i den tjänst du har bett om (avtal). För mottagare grundar sig registreringen på vårt berättigade intresse av att leverera brev och låta skribenten veta att de har kommit fram.
Om du tar emot ett brev: Den som skrev till dig ser när du öppnade brevet: första och senaste gången, och hur många gånger. Registreringen raderas tillsammans med brevet.
Sms och samtal
Vissa funktioner använder telefonnummer: ett e-postbrev kan också aviseras via sms, och Om jag inte kommer tillbaka kan påminna dig via sms och ringa dig. Det här avsnittet förklarar vad vi sparar och varför.
Telefonnummer: Innan ditt konto kan skicka sms bekräftar du ditt eget mobilnummer med en 6-siffrig kod. Ett nummer kan bara bekräftas på ett konto. Ditt nummer, och de nummer du lägger till i ett brev, lagras krypterade. Ditt nummer visas inte för dem du skriver till.
En registrering av varje sms: För varje sms som vi skickar för ett e-postbrev (dess länk eller dess åtkomstkod) och varje kod som bekräftar ett nummer sparar vi det avsändande kontot, ditt bekräftade nummer vid den tidpunkten, brevet, mottagarens nummer (krypterat, plus en icke-reversibel hash så att det går att söka på), tidpunkten, leveransstatusen och kostnaden. Ett sms har en fast formulering med brevets länk eller en kod. Du skriver det inte, och det innehåller inte ditt brev.
Varför vi använder dem: För att leverera sms och samtal, för att bekräfta att ett nummer är ditt och för att förhindra, spåra och stoppa missbruk som skräppost eller trakasserier. Vi använder ditt eget nummer eftersom det behövs för den tjänst du har bett om (avtal). Mottagarnas nummer, registreringarna av varje sms och listan över nummer som vi inte skickar sms till grundar sig på vårt berättigade intresse av att leverera brev på ett säkert sätt och skydda dem som tar emot dem.
Om jag inte kommer tillbaka: Om du ställer in Om jag inte kommer tillbaka använder vi det mobilnummer som du bekräftar för tjänsten för att skicka påminnelser om incheckning via sms och för att ringa dig när du inte har svarat, på de dagar och tider du valt. När dina brev skickas får de mottagare som du valt att nå via sms brevets länk via sms. Dessa nummer lagras krypterade, och historiken över påminnelser, samtal och sms sparas med planen tills du raderar ditt konto. Detta är en del av den tjänst du har ställt in (avtal). Om du avbryter din plan raderas dess brev, filer, förtroendepersoner och nummer omedelbart.
Twilio: Sms och samtal skickas via Twilio Inc. i USA. Twilio behandlar telefonnumren och innehållet i sms och samtal enbart för att leverera dem. Överföringar till USA omfattas av de skyddsåtgärder som beskrivs under Överföring av uppgifter.
Om du får ett sms: Svara STOP på något av våra sms så hamnar ditt nummer på en lista över nummer som vi inte skickar sms till. Om du inte känner avsändaren, anmäl det till oss: vi kan då spärra avsändaren från att skicka sms. Du kan också kontakta oss för att utöva dina rättigheter avseende de uppgifter vi har om ditt nummer.
Dina rättigheter och dataskydd
Dina rättigheter: Beroende på var du bor (särskilt för invånare i EU/EES enligt GDPR) kan du ha rätt att få tillgång till, rätta, radera, flytta eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter, och att invända mot viss behandling.
Rättslig grund: Vi behandlar dina uppgifter på grundval av: (a) att det är nödvändigt för att fullgöra avtalet om tjänsten; (b) vårt berättigade intresse av att driva och förbättra vår plattform; (c) ditt samtycke för valfria funktioner som AI-skrivhjälpen; (d) rättsliga skyldigheter.
Överföring av uppgifter: Dina uppgifter kan överföras till och behandlas i länder utanför din jurisdiktion, inklusive USA. Vi tillämpar lämpliga skyddsåtgärder för internationella överföringar.
Utöva dina rättigheter: För att utöva dina rättigheter, kontakta oss via uppgifterna nedan. Vi kan behöva verifiera din identitet och svarar inom tillämpliga tidsfrister. Vissa rättigheter kan vara begränsade vid nedläggning av verksamheten eller under konkursförfaranden.
Säkerhet
Vi använder säkerhetsåtgärder enligt branschstandard, bland annat kryptering i vila för e-postbrev och bifogade filer, rollbaserad åtkomstkontroll och granskningsloggar. Lösenord sparas bara som en hash, och under Ditt konto, Inloggning och säkerhet kan du lägga till tvåstegsverifiering med en autentiseringsapp, eller lösennycklar. En inloggning gäller i 30 dagar och förnyas medan du använder enheten; under Ditt konto, Inloggning och säkerhet ser du varje inloggad enhet och kan logga ut vilken som helst av dem. När du återställer ditt lösenord loggas alla andra enheter ut. Inget system kan vara 100 % säkert; håll dina inloggningsuppgifter säkra och använd ett starkt, unikt lösenord.
Lagring av uppgifter
Vi sparar personuppgifter bara så länge de behövs för det ändamål de lämnades för, och raderar dem automatiskt därefter. Varje typ av uppgift har sin egen regel:
Dina brev Texten i dina e-postbrev och pappersbrev finns kvar i ditt konto som ditt eget arkiv, tills du raderar brevet eller ditt konto. När du raderar ett brev tas dess text, filer och länk bort omedelbart, även innan det har levererats.
Om jag inte kommer tillbaka Dina planer sparas tills du raderar ditt konto, även planer som har avslutats: deras brev, filer, mottagare, förtroendepersoner och historiken över incheckningar, påminnelser, samtal och sms. Mottagare öppnar ett levererat brev med sin länk, den adress eller det nummer som det skickades till och en åtkomstkod. Ett levererat brev sparas i 30 dagar efter att det först öppnats, eller i ett år efter leveransen om det aldrig öppnas. Därefter raderas dess text, filer och mottagarnas adresser och nummer; historiken över när det skickades och öppnades finns kvar. När en plan avbryts raderas dess brev, filer, förtroendepersoner och nummer omedelbart, och endast historiken sparas.
Bilagor och inspelningar Sparas tills brevet levereras. Efter leveransen finns de tillgängliga så länge länken är öppen (du väljer hur länge, 90 dagar om du inte ändrar det) och raderas 30 dagar efter att länken har stängts. En fil som bara får laddas ner raderas 30 dagar efter att alla mottagare har laddat ner den så många gånger som tillåts. Filer som laddats upp men aldrig lagts till i ett brev raderas efter 24 timmar.
Mottagarlänkar och åtkomstkoder En länk fungerar tills den går ut och tas bort 30 dagar senare. Därefter ser mottagaren att brevet har gått ut.
Öppningar av brev och aviseringar Registreringen av när varje mottagare öppnade ett brev raderas tillsammans med brevet. Aviseringar i appens klocka raderas 90 dagar efter att de har lästs, och olästa aviseringar efter ett år.
Tryckfiler för pappersbrev Vi lagrar inga tryckfiler på våra servrar. Vår tryckpartner sparar sin kopia i 30 dagar efter bekräftad leverans, eller 45 dagar efter postning för brev utan spårning och 90 dagar för spårbara brev utan leveransbekräftelse. Kopian av ett brev som avbröts eller misslyckades raderas 30 dagar senare.
Evenemangsalbum Alla foton, videor och meddelanden raderas när albumets livstid tar slut: 30, 183 eller 365 dagar, beroende på albumets storlek, räknat från den sista öppningen (själva albumet, eller meddelanden som ska öppnas senare). När ett evenemang raderas raderas allt i det omedelbart.
Registreringar av sms Sparas i 2 år efter att sms:et har skickats och raderas sedan. De finns kvar när brevet eller kontot raderas, eftersom de behövs för att spåra missbruk. Efter att ett konto har raderats pekar en registrering inte längre på kontot och behåller avsändarens mejladress och nummer endast som icke-reversibla hashar, med numrets sista siffror. Ett nummer som har svarat STOP eller har spärrats sparas som en icke-reversibel hash, så att det förblir spärrat.
Telefonnummer och koder Ditt bekräftade nummer sparas tills du tar bort det eller raderar ditt konto. En mottagares nummer raderas med brevet, utom i registreringen av ett sms som skickats till det (se ovan). Koder som bekräftar ett nummer raderas efter ett dygn.
Radera ditt konto Du kan radera ditt konto när som helst under Ditt konto, Dina uppgifter. Alla dina brev, planer i Om jag inte kommer tillbaka, filer, länkar, evenemang, kontakter och betalningsuppgifter i vår databas raderas omedelbart, och ingenting mer skickas från ditt konto. Varje inloggad session avslutas, och dina inloggningsuppgifter (lösenordets hash, kopplingen till Google, lösennycklar och hemligheter för tvåstegsverifiering) raderas tillsammans med kontot. Pappersbrev som redan finns på tryckeriet kan inte stoppas. Betalningsuppgifter som krävs för bokföringen sparas av vår betalningsleverantör, Stripe, enligt dess egna lagringsregler. Registreringar av sms sparas enligt beskrivningen under Registreringar av sms.
Tekniska loggar Felloggar raderas efter 90 dagar. IP-adresser och webbläsaruppgifter i nedladdningsloggar, leveransregistreringar, gilla-markeringar och anmälningar om missbruk tas bort efter 90 dagar, och detsamma gäller rådata från inkommande supportmejl och IP-adressen för meddelanden via kontaktformuläret.
Hantering av uppgifter om tjänsten upphör
Om tjänsten upphör, verksamheten läggs ned, vid konkurs eller insolvens, kan följande rutiner för hantering av uppgifter gälla:
Viktigt meddelande:
Radering av uppgifter: Vi förbehåller oss rätten att radera alla användaruppgifter omedelbart när tjänsten upphör, om fortsatt lagring eller behandling av uppgifterna blir tekniskt, ekonomiskt eller rättsligt ogenomförbar. Detta omfattar schemalagda meddelanden som ännu inte har levererats.
- Export av uppgifter efter bästa förmåga: Där det är tekniskt och ekonomiskt genomförbart kan vi ge användarna en tidsbegränsad möjlighet (vanligtvis 7 till 30 dagar) att exportera sina uppgifter innan den slutliga raderingen.
- Schemalagda meddelanden: Olevererade schemalagda meddelanden kan gå förlorade för alltid om våra system stängs ned före det schemalagda leveransdatumet.
- Uppgifter hos tredje part: Uppgifter som behandlas av tredjepartstjänster (Stripe, Twilio, AI-leverantörer) omfattas av respektive tjänsts regler för lagring och radering av uppgifter.
- Rättsliga krav: Vissa uppgifter kan sparas längre om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller för konkurs- eller insolvensförfaranden.
Ditt ansvar:
Du är ensam ansvarig för att säkerhetskopiera och bevara uppgifter som är viktiga för dig. Du kan när som helst be oss om en kopia av dina kontouppgifter under Ditt konto, Dina uppgifter, och vi mejlar den till e-postadressen för ditt konto. Vi rekommenderar att du sparar egna kopior av de brev du skriver och de filer du bifogar. Vi kan inte garantera att uppgifter bevaras eller kan återställas vid nedläggning av verksamheten, konkurs eller nödavstängning.
Barn
FuturePostman riktar sig inte till barn under 13 år (eller den lägsta ålder som gäller där du bor). Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn.
Meddelanden om att tjänsten upphör
Om tjänsten planeras att upphöra försöker vi meddela användarna via tillgängliga kanaler (mejl, aviseringar i appen, meddelanden på webbplatsen). Vid nödsituationer, konkurs eller plötslig nedläggning av verksamheten kanske det dock inte går att meddela i förväg. Vi rekommenderar att du håller dig informerad genom att besöka vår webbplats och följa officiella meddelanden.
Uppdateringar av policyn och förändringar i verksamheten
Den här integritetspolicyn kan uppdateras för att återspegla förändringar i vår verksamhet, rättsliga krav eller vid omstrukturering, försäljning, fusion eller konkurs. Väsentliga ändringar meddelas när det är möjligt, men fortsatt användning av tjänsten innebär att du godkänner de uppdaterade villkoren.
Kontakt
Frågor eller önskemål? Mejla oss på [email protected]. Observera att vår möjlighet att besvara förfrågningar kan vara begränsad vid nedläggning av verksamheten eller under konkursförfaranden.
Personuppgiftsansvarig är Kodea Solutions Egeland (org.nr 911 782 162), Eigeland 44, 4790 Lillesand, Norge.