Oversikt
Med FuturePostman kan du skrive brev (eventuelt med lyd, video og vedlegg) og planlegge levering i fremtiden. Denne erklæringen forklarer hva vi samler inn, hvordan vi bruker det, og hvilke valg du har.
Opplysninger vi samler inn
- Kontodata: e-post, navn og innloggingsdata: passordet ditt (lagret bare som en hash), ID-en til Google-kontoen din hvis du logger inn med Google, tilgangsnøklene og hemmelighetene for totrinnsbekreftelse, og de innloggede øktene dine med nettleser og IP-adresse. Innloggingen er vår egen, og disse dataene lagres i vår egen database i EU, sammen med resten av dataene dine.
- Kjøps- og betalingsdata som behandles av Stripe når du kjøper kreditter eller et annet produkt (vi lagrer ikke kortnumre).
- Brevinnhold du oppgir: mottakere, emne, tekst, planlagt tidspunkt og vedlegg.
- Åpning av brev: når hver mottaker av e-postbrevet ditt åpnet det første og siste gang, og hvor mange ganger.
- Valgfrie medier du tar opp eller laster opp (lyd, video, filer) for å legge ved brevene dine.
- Data om offentlige brev når du velger å publisere (alias, valg om anonymitet, visninger, likerklikk og kommentarer).
- Driftslogger for pålitelighet og sikkerhet (IP-adresse for å hindre misbruk, feillogger, bruksgrenser).
- Instruksjoner og innhold du velger å sende til KI-skriveverktøyet vårt for å lage utkast til meldinger.
- Telefonnumre: mobilnummeret du bekrefter for kontoen din eller for Hvis jeg ikke kommer tilbake, numrene til personene du velger å nå med SMS, og en oversikt over hver SMS som er sendt.
- Hvis jeg ikke kommer tilbake: brevene og filene du skriver der, navn, e-postadresser og numre til personene som mottar dem og til dine betrodde personer, en reserve-e-postadresse hvis du legger til en, og historikken over innsjekk, påminnelser, samtaler og SMS.
Hvordan vi bruker opplysningene
- Levere og forbedre tjenesten, inkludert planlegging og levering av brevene dine.
- Vise deg hvilken mottaker som åpnet e-postbrevet ditt og når, så du vet at det har kommet frem.
- Behandle betalinger for kreditter og andre produkter med Stripe.
- Logge deg inn og beskytte kontoen din: passord, innlogging med Google, totrinnsbekreftelse, tilgangsnøkler og listen over innloggede enheter.
- Moderere offentlig innhold og behandle rapporter fra brukere for å holde plattformen trygg.
- Lage valgfrie utkast med hjelp fra KI når du ber om det.
- Hindre misbruk, håndheve vilkårene våre og oppfylle juridiske forpliktelser.
- Sende SMS-ene og ringe samtalene du har satt opp, bekrefte telefonnumre, og hindre, spore og stoppe misbruk av SMS.
Behandling og lagring av data
E-postbrev og filene du legger ved dem, lagres alltid kryptert (AES-256). Papirbrev sendes til trykkeriet i lesbar form, fordi de må skrives ut. Vedlegg og medier lagres på serverne våre og knyttes til de planlagte brevene dine. E-poster leveres via den konfigurerte SMTP-leverandøren (satt opp av systemadministratoren).
Vi bruker tredjeparts databehandlere for å drive kjernefunksjoner: Stripe (betaling), Twilio (SMS og telefonsamtaler) og en leverandør av KI-modeller for skriving med KI. Innloggingen er ikke en av dem: ingen tredjepart får innloggingsdataene dine. Hvis du velger å logge inn med Google, får Google bare det den innloggingen trenger, og gir oss navnet ditt, e-postadressen, profilbildet og ID-en til Google-kontoen din. Når du skriver med KI, kan instruksjonen din og relevant kontekst bli sendt til KI-leverandøren, utelukkende for å lage det du ber om.
Offentlige brev
Hvis du velger å publisere et brev offentlig, blir innholdet (og aliaset eller anonymitetsvalget du har valgt) synlig for alle. Du kan rapportere offentlig innhold til gjennomgang, og vi kan moderere eller fjerne innhold som bryter vilkårene våre.
Når en mottaker åpner et brev
En mottaker åpner et e-postbrev på brevsiden med e-postadressen sin og tilgangskoden. Når de gjør det, registrerer vi det, slik at den som skrev brevet, vet at det har kommet frem.
Hva vi registrerer: For hver mottaker for seg: når de åpnet brevet første gang, når de åpnet det sist, og hvor mange ganger. Besøk innen 30 minutter etter hverandre telles som ett. Vi lagrer ikke mottakerens e-postadresse sammen med denne registreringen. Den knyttes til mottakeren gjennom en hash av adressen som ikke kan reverseres. Når du åpner ditt eget brev, regnes det ikke som en åpning.
Hva skribenten ser: På kontoen din ser du hvilken mottaker som åpnet brevet ditt og når. Første gang hver mottaker åpner det, får du et varsel i bjellen i appen.
Hvorfor vi bruker det: Å vite at et brev har kommet frem, er kjernen i tjenesten du har bedt om (avtale). For mottakere bygger registreringen på vår berettigede interesse i å levere brev og gi skribenten beskjed om at de har kommet frem.
Hvis du mottar et brev: Den som skrev til deg, ser når du åpnet brevet: første og siste gang, og hvor mange ganger. Registreringen slettes sammen med brevet.
SMS og samtaler
Noen funksjoner bruker telefonnumre: et e-postbrev kan også varsles med SMS, og Hvis jeg ikke kommer tilbake kan minne deg på ting med SMS og ringe deg. Dette avsnittet forklarer hva vi oppbevarer og hvorfor.
Telefonnumre: Før kontoen din kan sende SMS, bekrefter du ditt eget mobilnummer med en 6-sifret kode. Et nummer kan bare bekreftes på én konto. Nummeret ditt og numrene du legger til i et brev, lagres kryptert. Nummeret ditt vises ikke for dem du skriver til.
En oversikt over hver SMS: For hver SMS vi sender for et e-postbrev (lenken eller tilgangskoden) og hver kode som bekrefter et nummer, oppbevarer vi avsenderkontoen, det bekreftede nummeret ditt på det tidspunktet, brevet, mottakerens nummer (kryptert, og en hash som ikke kan reverseres, slik at det kan søkes på), tidspunktet, leveringsstatusen og kostnaden. En SMS har fast ordlyd med lenken til brevet eller en kode. Du skriver den ikke, og den inneholder ikke brevet ditt.
Hvorfor vi bruker dem: For å levere SMS og samtaler, bekrefte at et nummer er ditt, og hindre, spore og stoppe misbruk som spam eller trakassering. Vi bruker ditt eget nummer fordi det er nødvendig for tjenesten du har bedt om (avtale). Mottakernumre, oversikten over hver SMS og listen over numre vi ikke sender SMS til, bygger på vår berettigede interesse i å levere brev på en trygg måte og beskytte dem som mottar dem.
Hvis jeg ikke kommer tilbake: Hvis du setter opp Hvis jeg ikke kommer tilbake, bruker vi mobilnummeret du bekrefter der, til å sende deg påminnelser om innsjekk med SMS og til å ringe deg når du ikke har svart, på de dagene og tidspunktene du har valgt. Når brevene dine frigis, får mottakerne du valgte å nå med SMS, lenken til brevet på SMS. Disse numrene lagres kryptert, og historikken over påminnelser, samtaler og SMS oppbevares sammen med planen til du sletter kontoen din. Dette er en del av tjenesten du har satt opp (avtale). Hvis du kansellerer planen, slettes brevene, filene, de betrodde personene og numrene med en gang.
Twilio: SMS og samtaler sendes gjennom Twilio Inc. i USA. Twilio behandler telefonnumrene og innholdet i SMS-ene og samtalene bare for å levere dem. Overføringer til USA er dekket av garantiene som er beskrevet under Overføring av data.
Hvis du mottar en SMS: Svar STOP på en av SMS-ene våre, så havner nummeret ditt på en liste over numre vi ikke sender SMS til. Hvis du ikke kjenner avsenderen, kan du rapportere det til oss: da kan vi sperre avsenderen fra å sende SMS. Du kan også kontakte oss for å bruke rettighetene dine over dataene vi har om nummeret ditt.
Dine rettigheter og personvern
Dine rettigheter: Avhengig av hvor du bor (særlig for personer bosatt i EU/EØS etter GDPR), kan du ha rett til innsyn, retting, sletting, dataportabilitet eller begrensning av behandlingen av personopplysningene dine, og til å protestere mot visse former for behandling.
Behandlingsgrunnlag: Vi behandler dataene dine på grunnlag av: (a) at det er nødvendig for å oppfylle avtalen om å levere tjenesten; (b) berettigede interesser i å drive og forbedre plattformen vår; (c) ditt samtykke for valgfrie funksjoner som skriving med KI; (d) juridiske forpliktelser.
Overføring av data: Dataene dine kan bli overført til og behandlet i land utenfor din jurisdiksjon, inkludert USA. Vi har innført egnede garantier for internasjonale overføringer.
Bruk av rettighetene: For å bruke rettighetene dine kan du kontakte oss via opplysningene nedenfor. Vi kan måtte bekrefte identiteten din og svarer innen gjeldende frister. Enkelte rettigheter kan være begrenset ved nedleggelse av virksomheten eller konkursbehandling.
Sikkerhet
Vi bruker sikkerhetstiltak etter bransjestandard, inkludert kryptert lagring av e-postbrev og vedlagte filer, rollebasert tilgangskontroll og revisjonslogging. Passord lagres bare som en hash, og under Kontoen din, Innlogging og sikkerhet kan du legge til totrinnsbekreftelse med en autentiseringsapp, eller tilgangsnøkler. En innlogging varer i 30 dager og fornyes mens du bruker enheten. Under Kontoen din, Innlogging og sikkerhet ser du alle innloggede enheter og kan logge ut hvilken som helst av dem. Når du tilbakestiller passordet, logges alle andre enheter ut. Ingen systemer kan være 100 % sikre. Ta godt vare på påloggingsopplysningene dine og bruk et sterkt, unikt passord.
Oppbevaring av data
Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge de trengs for formålet de ble gitt for, og sletter dem automatisk etter det. Hver type data har sin egen regel:
Brevene dine Teksten i e-postbrevene og papirbrevene dine blir liggende på kontoen din som ditt eget arkiv, til du sletter brevet eller kontoen. Når du sletter et brev, fjernes teksten, filene og lenken med en gang, også før det er levert.
Hvis jeg ikke kommer tilbake Planene dine oppbevares til du sletter kontoen din, også planer som er over: brevene, filene, mottakerne, de betrodde personene og historikken over innsjekk, påminnelser, samtaler og SMS. Mottakere åpner et levert brev med lenken sin, adressen eller nummeret det ble sendt til, og en tilgangskode. Et levert brev oppbevares i 30 dager etter at det åpnes første gang, eller i ett år etter levering hvis det aldri åpnes. Deretter slettes ordene, filene og mottakernes adresser og numre. Historikken over når det ble sendt og åpnet, blir liggende. Når en plan kanselleres, slettes brevene, filene, de betrodde personene og numrene med en gang, og bare historikken beholdes.
Vedlegg og opptak Oppbevares til brevet er levert. Etter levering er de tilgjengelige så lenge lenken er åpen (du velger hvor lenge, 90 dager med mindre du endrer det), og slettes 30 dager etter at lenken stenges. En fil som bare kan lastes ned, slettes 30 dager etter at alle mottakerne har lastet den ned så mange ganger som tillatt. Filer som er lastet opp, men aldri lagt til i et brev, slettes etter 24 timer.
Mottakerlenker og tilgangskoder En lenke fungerer til den utløper, og fjernes 30 dager senere. Etter det ser mottakeren at brevet har utløpt.
Åpning av brev og varsler Registreringen av når hver mottaker åpnet et brev, slettes sammen med brevet. Varsler i bjellen i appen slettes 90 dager etter at de er lest, og uleste varsler etter ett år.
Utskriftsfiler for papirbrev Vi lagrer ikke utskriftsfiler på serverne våre. Trykkeripartneren vår oppbevarer sin kopi i 30 dager etter bekreftet levering, eller 45 dager etter innlevering til posten for brev uten sporing og 90 dager for sporede brev uten leveringsbekreftelse. Kopien av et brev som ble kansellert eller mislyktes, slettes 30 dager senere.
Arrangementsalbum Alle bilder, videoer og meldinger slettes når albumets levetid er over: 30, 183 eller 365 dager, avhengig av albumstørrelsen, regnet fra den siste åpningen (selve albumet, eller meldinger som skal åpnes senere). Når du sletter et arrangement, slettes alt i det med en gang.
Oversikter over SMS Oppbevares i 2 år etter at SMS-en er sendt, og slettes deretter. De blir liggende når brevet eller kontoen slettes, fordi de trengs for å spore misbruk. Etter at en konto er slettet, peker en oppføring ikke lenger til kontoen, og avsenderens e-postadresse og nummer beholdes bare som hasher som ikke kan reverseres, sammen med de siste sifrene i nummeret. Et nummer som har svart STOP eller er sperret, beholdes som en hash som ikke kan reverseres, slik at det forblir sperret.
Telefonnumre og koder Det bekreftede nummeret ditt oppbevares til du fjerner det eller sletter kontoen din. En mottakers nummer slettes sammen med brevet, unntatt i oversikten over en SMS som er sendt til det (se ovenfor). Koder som bekrefter et nummer, slettes etter et døgn.
Sletting av kontoen Du kan slette kontoen din når som helst under Kontoen din, Dataene dine. Alle brevene, planene i Hvis jeg ikke kommer tilbake, filene, lenkene, arrangementene, kontaktene og betalingsoppføringene dine i databasen vår slettes med en gang, og ingenting mer sendes fra kontoen din. Alle innloggede økter avsluttes, og innloggingsdataene dine (passord-hash, koblingen til Google, tilgangsnøkler og hemmeligheter for totrinnsbekreftelse) slettes sammen med kontoen. Papirbrev som allerede er hos trykkeriet, kan ikke stoppes. Betalingsoppføringer som kreves for regnskapet, oppbevares av betalingsleverandøren vår, Stripe, etter Stripes egne regler for oppbevaring. Oversikter over SMS oppbevares slik det er beskrevet under Oversikter over SMS.
Tekniske logger Feillogger slettes etter 90 dager. IP-adresser og nettleseropplysninger i nedlastingslogger, leveringsoppføringer, likerklikk og rapporter om misbruk fjernes etter 90 dager, og det samme gjelder rådata fra innkommende e-poster til kundestøtte og IP-adressen i meldinger fra kontaktskjemaet.
Håndtering av data ved avvikling av tjenesten
Ved avvikling av tjenesten, nedleggelse av virksomheten, konkurs eller insolvens kan følgende rutiner for håndtering av data gjelde:
Viktig merknad:
Sletting av data: Vi forbeholder oss retten til å slette alle brukerdata umiddelbart ved avvikling av tjenesten hvis videre lagring eller behandling blir teknisk, økonomisk eller juridisk umulig. Dette omfatter også planlagte meldinger som ennå ikke er levert.
- Eksport av data etter beste evne: Der det er teknisk og økonomisk mulig, kan vi gi brukerne en tidsbegrenset mulighet (vanligvis 7 til 30 dager) til å eksportere dataene sine før endelig sletting.
- Planlagte meldinger: Planlagte meldinger som ikke er levert, kan gå tapt for godt hvis systemene våre stenges ned før den planlagte leveringsdatoen.
- Data hos tredjeparter: Data som behandles av tredjepartstjenester (Stripe, Twilio, KI-leverandører), er underlagt deres respektive retningslinjer for oppbevaring og sletting av data.
- Etterlevelse av lov: Enkelte data kan bli oppbevart lenger hvis loven, en rettsavgjørelse eller konkurs- eller insolvensbehandling krever det.
Ditt ansvar:
Du alene er ansvarlig for å sikkerhetskopiere og ta vare på data som er viktige for deg. Du kan når som helst be oss om en kopi av kontodataene dine under Kontoen din, Dataene dine, og vi sender den til e-postadressen på kontoen din. Vi anbefaler at du tar vare på egne kopier av brevene du skriver og filene du legger ved. Vi kan ikke garantere at data bevares eller kan gjenopprettes ved nedleggelse av virksomheten, konkurs eller nødstans.
Barn
FuturePostman er ikke rettet mot barn under 13 år (eller under minstealderen der du bor). Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn.
Varsler om avvikling av tjenesten
Ved planlagt avvikling av tjenesten vil vi forsøke å varsle brukerne gjennom tilgjengelige kanaler (e-post, varsler i appen, meldinger på nettstedet). I nødsituasjoner, ved konkurs eller plutselig nedleggelse av virksomheten er det likevel ikke sikkert at umiddelbart varsel er mulig. Vi anbefaler at du holder deg oppdatert ved å sjekke nettstedet vårt og følge med på offisielle meldinger.
Oppdateringer av erklæringen og endringer i virksomheten
Denne personvernerklæringen kan bli oppdatert for å gjenspeile endringer i driften, juridiske krav, eller ved omstrukturering, salg, fusjon eller konkurs. Vesentlige endringer varsles der det er mulig, men fortsatt bruk av tjenesten innebærer at du godtar de oppdaterte vilkårene.
Kontakt
Spørsmål eller forespørsler? Send oss en e-post på [email protected]. Merk at muligheten vår til å svare på forespørsler kan være begrenset ved nedleggelse av virksomheten eller konkursbehandling.
Behandlingsansvarlig er Kodea Solutions Egeland (org.nr. 911 782 162), Eigeland 44, 4790 Lillesand, Norge.